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選考辞退の連絡はメールで大丈夫?選考辞退の悩みをまるごと解決!

「選考が進んだ企業の選考を辞退したい」これは、就活生の多くが直面する場面の一つ。

 

面接してみたらイメージしていた業務内容と違った。

選考中に本命の企業から内定が出た。

家庭の都合で就職先の条件を変更することになった。

…など、選考辞退する理由はさまざまでしょう。

 

しかし選考辞退したい人が悩む理由はほとんど同じ。「企業に選考辞退を申し出る時はどうすればいい?」という悩みです。

 

実は選考辞退をする時には、絶対してはダメなことがあります。

 

この記事では選考辞退を申し出る時のメール内容やマナーについて詳しく解説しながら、選考辞退に関する悩みをまとめて解決していきます。

 

選考辞退を連絡する時はメールだけでいいのか、どんなメールを送れば良いのかなど就活中の人が知りたい情報を分かりやすくお伝えしますので参考にしてください。

 

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選考辞退の場合は企業への連絡必須!

選考辞退をする場合、対象企業への連絡は必須です。選考辞退をすること自体は悪くありませんし、企業としても選考辞退されることは珍しくありません。

 

しかし、選考辞退の連絡を入れずにそのままフェードアウトするのだけは絶対にNGです。選考中の連絡を勝手に途絶えさせると企業に迷惑をかけるうえに、自身の信用を落とすことになります。どんな理由であっても選考辞退をする場合は、必ず企業に連絡を入れてください。

 

なかには「気まずくて連絡入れたくない…」「どうせ就職しない企業だから連絡しなくてもいいだろう」と考える人もいるでしょう。

 

実際に企業からのメールを無視したり、面接をすっぽかしたりする人は少なからずいます。ですが、これは礼儀のない人がする行動。絶対にしてはいけないことです。

 

それに企業同士は意外なところで繋がっているもの。自分の就職先にはならずとも、将来的に取引先として顔を合わせる可能性はあります。その時に「選考中にフェードアウトした常識のない人」と認識されたら多大なダメージを受けます。

 

選考辞退する企業であっても、最後まで誠意を持って対応するのが筋です。就職活動期間は、社会に出る予行練習としてビジネスシーンで必要な礼儀やマナーを身につける期間ともいえます。

 

この記事を最後まで読めば、社会人に欠かせない基本の礼儀やメールのやりとりをまで知ることができるのでぜひ参考にしてください。

 

選考辞退の連絡はメールだけでOK?電話もすべき?

選考辞退の意思は、メールで伝えれば大丈夫です。

 

「選考辞退は必ず電話で伝えるべきだ」というルールはありません。メールでも電話でも構わないので、必ず連絡を入れることが重要です。

 

電話連絡で直接伝えたい人は、もちろん電話でも構いません。しかし電話の場合は企業の担当者が多忙で電話に出られず、選考辞退の意思を伝えるのが遅くなってしまう可能性があります。

 

メールでの選考辞退は、互いの手間と負担が少ない連絡手段と言えるでしょう。実際に、選考辞退を伝える時はメールを利用する人が大半です。

 

面接直前や内定辞退をする際は電話連絡をすべき

選考辞退の連絡は基本的にメールのみで大丈夫ですが「面接直前」と「内定辞退」の場合は別になります。いずれかに当てはまる選考辞退のケースでは、電話での連絡がベストです。

 

特に面接直前に選考辞退を申し出る場合は電話で伝えるべきでしょう。面接直前に選考辞退メールを送った場合、担当者がメールを確認しないまま面接準備に取り掛かってしまうことも考えられます。

 

メールは相手が開封したかを知る術がないため、急ぎの連絡には不向きです。面接直前の場合は電話連絡を入れ、面接担当者に選考辞退の意思を確実に伝えるようにしましょう。担当者が電話に出られない場合は、折り返しか伝言をお願いしてください。

 

また選考途中ではなく、内定後に辞退する場合も電話連絡が好ましいです。書類選考から最終面接まで対応してもらった感謝とお詫びを伝えましょう。

 

内定予定の人が辞退すると、企業は代わりの内定者を検討する必要があります。そのため辞退の意思が決まったら迅速に連絡を入れるべきです。

 

選考辞退メールを送るタイミングは?

選考辞退メールは、辞退を決めたタイミングで即座に送ってください。メールの返事は待たせれば待たせるほど心証が悪いです。早めに連絡を入れれば、選考辞退を受けた企業がスムーズに次の候補者選びに取り掛かれるので迷惑を最小限に抑えられます。

 

早めの連絡が良いとはいえ、非常識な時間にメールを送るのはNG。選考辞退メールに限らず、企業にメールを送る時間帯は営業時間内がベストです。

 

極端な早朝や遅い時間にメールを送信するのは避けましょう。

 

選考辞退の理由は詳しくメールに書くべき?

選考辞退の理由は、特別詳しく書かなくても問題ありません。選考辞退メールに記載する理由は「一身上の都合」や「諸般の事情」で十分です。あいまいな理由であっても選考辞退は承諾されます。

 

企業に選考辞退を許す・許さないという権限はありません。ただしなかには選考辞退の理由を詳しく尋ねてくる企業もあります。

 

理由を尋ねる企業はどのような点に懸念があって辞退するのか知りたいだけなので、正直に理由を言うのが一番です。

 

選考辞退の理由を聞かれた場合の伝え方

選考辞退の理由を具体的に尋ねられた時は、隠し立てせず素直に回答しましょう。素直に理由を伝えたうえで、選考に携わってくれた方々への感謝とお詫びを伝えれば何も問題ありません。

 

しかし選考辞退をする理由が、企業批判につながるような内容の場合は例外です。批判的な内容が事実であっても、企業に直接伝えるべきではありません。

 

その場合は、なにかしら別の理由をつけて辞退しましょう。

 

▼選考自体の具体的な内容を伝える場合

◎例1:他社内定の場合

「自身の適性と目指すべき道を慎重に再考した結果、別の企業との縁を感じたため、他社への入社を決意しました」

 

◎例2:家庭の事情の場合

家族が怪我や病気になった、家族の看病のために実家に近い勤務地にせざるを得ない状況になった…など。

 

「家庭の事情で就業が困難になったため、選考を辞退させていただきます」

 

「家庭の事情により〇〇県で就職する必要ができたため、今回は選考を辞退させていただきます」

 

◎例3:募集内容と面接でのギャップがあった場合

仕事内容や勤務条件が募集内容と異なる、求めている就業条件と異なった…など。

 

「募集内容で拝見した募集条件と面接でおうかがいした内容に相違がありました。私は〇〇に関わる業務を希望しているため、今回は選考を辞退させていただきます」

 

選考辞退メールを送る際の注意点

次に、選考辞退メールを送る際の注意点についてです。

 

メールで選考辞退を伝える際は以下の点に注意しましょう。

  • 選考辞退メールは送ったら撤回できない
  • 基本のメールマナーを守る
  • 件名で選考辞退メールだと分かるようにする
  • 本文は要件をシンプルに伝える

それぞれの注意ポイントを詳しく解説します。

 

選考辞退メールを送ったら撤回はできない

当然ながら、選考辞退メールを送ったら後から撤回することはできません。「辞退するつもりだったけど、他の会社がダメだったからやっぱり面接したい」など、都合良く撤回することは不可能。

 

選考辞退の際は後から後悔することがないよう、きちんと検討しましょう。

 

基本のメールマナーを守る

選考辞退メールを送る時は、基本のビジネスマナーを守って誠意が伝わるメールを作成してください。

 

「どうせ入社しない会社だから適当なメールでいいや」という考え方は良くありません。本文や件名はもちろん、宛名や署名までミスがないか確認してから送信しましょう。

 

最後までマナーと礼儀を持って対応し、しっかりとけじめをつけるのが大切です。

 

件名で選考辞退メールだと分かるようにする

ビジネスメールでは、件名にメールの要件を記載します。選考辞退のメールを送る場合も同様です。

 

件名は一目で要件が分かるように「新卒採用事務職募集の選考辞退のご連絡(学名_氏名」などとします。次回の面接日程が決まっている場合は「○月○日の面接辞退のご連絡(学名_氏名)」と具体的に記載してください。

 

企業にはたくさんのメールが届くので、見過ごされない件名をつける工夫が必要です。

 

本文は要件をシンプルに伝える

選考辞退メールでは、シンプルに要件のみを伝えます。

 

選考辞退メールで伝えることは以下の4点です。

  • 企業の担当者への挨拶
  • 選考を辞退すること
  • 辞退することに対するお詫び
  • 選考に対応してくれたことへの感謝

 

選考辞退する企業に申し訳ない気持ちがあったり、辞退に迷いがあったりする人はメールに言い訳じみたことを書いてしまう傾向があります。

 

ですが長々と自分の気持ちを書き綴ることは避けましょう。

 

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選考辞退メールの例文

最後に選考辞退メールの例文です。

 

書類選考や面接通過後に選考辞退するケース、次回の選考日程の決定後に選考辞退するケースに分けて例文を紹介します。

 

選考辞退メールの例文1:選考の後

[件名]

選考辞退のご連絡<〇〇大学〇〇学科 氏名>

 

[本文]

 

株式会社●●

●部

●●●様

 

お世話になっております。

●大学●●学部の●●でございます。

 

この度は、◯◯選考通過のご連絡をいただきまして

誠にありがとうございます。

 

大変恐縮ではございますが、都合により面接を辞退させて

いただきたくご連絡を差し上げました。

 

貴重なお時間をいただいたにも関わらず

このようなお返事になってしまい申し訳ありません。

 

〇〇様をはじめ、採用に関わってくださった関係者の

皆様には心より感謝しております。

 

本来であれば貴社に直接お伺いしてお礼とお詫びを

申し上げなければならないところ、メールでのご連絡と

なりますことを深くお詫び申し上げます。

 

最後になりますが、貴社のますますのご発展を

心よりお祈り申しあげます。

 

ーーーーーーーーーー

氏名(フルネーム)

●大学●学部●学科●年

携帯番号:×××-××××-××××

メール:×××@××××.×××

ーーーーーーーーーー

 

選考辞退メールの例文2:面接日程の決定後

[件名]

○月○日の面接辞退のご連絡<〇〇大学〇〇学科 氏名>

 

[本文]

 

株式会社●●

●部

●●●様

 

お世話になっております。

○月○日(○曜)○時に面接を

予定しておりました〇〇と申します。

 

諸事情のため、面接を辞退させて

いただきたくご連絡を差し上げました。

 

お忙しいなか日程を調整していただいたにも関わらず

申し訳ありません。

 

〇〇様をはじめ、採用に関わってくださった関係者の

皆様には心より感謝しております。

 

こちらの都合で申し訳ありませんが、ご了承のほどよろしく

お願いいたします。

 

ーーーーーーーーーー

氏名(フルネーム)

●大学●学部●学科●年

携帯番号:×××-××××-××××

メール:×××@××××.×××

ーーーーーーーーーー

 

選考辞退メールに返信がない場合は確認を取るべき?

選考辞退メールに対して企業から返信がなくても、わざわざ確認を入れたり返信を催促したりする必要はありません。

 

正しいアドレス宛に選考辞退の意思が伝わるメールを送れているのであれば大丈夫です。送信後は、エラーでメールが戻ってきていないか念の為に確認しておきましょう。

 

メールが確認されたか不安な人は電話で連絡を入れても構いませんが、互いの手間になるのでしないほうが無難です。

 

また内定辞退メールに対して企業から返信が来た場合の返信も不要です。

 

もし返信したい場合は「この度はお忙しいところ、ご丁寧に返信をいただきましてありがとうございました。また機会がございましたら、宜しくお願いいたします」と簡単な返信を送ってください。

 

多くの就活生とやりとりをしている企業としては、選考辞退する学生に対応する時間は惜しいもの。選考辞退する際のメールは無駄を省き、シンプルに完結させるのが一番です。

 

選考辞退を電話で伝える際の会話例

メールではなく電話で選考辞退の連絡を入れる場合は、次の会話文を参考にしてください。

 

<電話で選考辞退を伝える場合の会話例文>

▼ステップ1.電話口の人への挨拶

お忙しいところ失礼いたします。

 

私、御社で新卒採用の面接のお約束をさせていただいている〇〇と申します。

恐れ入りますが採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

▼ステップ2.担当者に挨拶

→電話口の人が担当者本人だった場合

お世話になっております。

ただいまお時間よろしいでしょうか。

 

→担当者に取り次いでもらった場合

お世話になっております。

私、◯月◯日に最終面接のお約束をさせていただいている〇〇と申します。

ただいまお時間よろしいでしょうか。

▼ステップ3.選考辞退を伝える

ありがとうございます。

 

大変申し訳ないのですが、この度は諸事情で面接を辞退させていただきたくご連絡をさせていただきました。

お忙しいなか日程を調整していただいたにかかわらず申し訳ありません。

▼ステップ4.お詫びと最後の挨拶

このようなご連絡になり誠に申し訳ございません。

失礼いたします。

<注意点>

  • 「辞退の理由はなんですか?」と聞かれた場合に答えられるようにしておく。
  • 最後に「失礼します」と伝えた後は相手が電話を切るまで電話を切らない。

 

選考辞退メールを速やかに送ってトラブルを避けましょう

選考辞退する時は、連絡手段がメールであれ電話であれ、できる限り速やかに伝えて完結させることが重要。

 

企業への迷惑を最小限におさえるためにも、問題を放置して連絡を先延ばしたり、無視したりすることだけは絶対に避けましょう。

 

選考辞退メールを送る時はマナーを守り、誠意を持って対応すれば、互いにスッキリとした気持ちでやりとりを終えられます。

 

有益な企業情報を集めたい人はライトハウス

面接や選考を通過した後に「思っていた企業と違う」となると、選考辞退や内定辞退に繋がります。

 

選考には準備も時間も必要なので、それが無駄になると自分にも企業にも大きな負担です。自分にマッチする企業を正しく選択するには、企業情報を深掘りして応募後や就職後のギャップを無くすことが大切。

 

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