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【例文付き】面接の日程変更メールで失礼にならない書き方とは?

 

就活の選考が進んでくると、複数の企業を受けていた場合にどうしても面接の日程が被ってしまったり、体調不良などで面接に行けなくなってしまったりするケースもあるでしょう。その場合は、なるべく早く企業の担当者に連絡しないといけません。「どのように伝えたらいいのだろう」「面接の日程を変えたら、選考に不利にならないかな」と不安に感じる人も多いのではないでしょうか。

 

この記事では、面接の日程変更をメールで連絡するときの知っておくべきマナーや注意すべき点について、例文とともに詳しく解説していきます。

 

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そもそも面接の日程変更はできる?

企業からの面接の案内はメールで来ることが多いと思いますが、「もし都合がつかない場合は連絡いただければ調整します」など記載されていることがあります。たとえそのような記載がなくても、たいていの企業はきちんと連絡をすれば対応してもらえるでしょう

 

他の企業の面接が先に入っていたり、大学の授業やゼミなどの予定が重なってしまったりする可能性は大いにあります。どうしてもスケジュールが調整できず、日程の変更が必要なことがわかったら、できるだけ早く企業担当者に連絡することが大事です。

 

日程変更をしたからといって評価が下がることはない

「面接の日程を変更するのはマイナスになるのでは…」と不安になってしまう人も多いでしょう。結論を言うと、面接の日程変更をしたからといって評価が下がることはありません。企業側も、就活生がスケジュール調整できない場合があることは十分理解しています。そのため日程変更自体が評価に影響することはありません。

 

ただしそれは「マナーを守って連絡をする」ことが大前提。マナーや態度が良くないと思われてしまうと、その人に対する印象がマイナスになる可能性があります。

 

面接日程の変更連絡はメールで問題ない?

それでは、実際に日程変更が必要になった場合はどのように連絡したらいいのでしょうか。一般的に、日程変更の連絡はメールか電話で行ないます。どちらが適切かは、「面接までに時間的な余裕があるか・ないか」で違ってきますので、しっかり把握しておきましょう。

 

日程に余裕があり、緊急でない場合はメールで大丈夫

面接までの日数に余裕がある場合は、メールでの連絡で大丈夫です。選考に関する企業と学生のやりとりはメールで行なうことが多いですし、文章としてきちんと残るため、緊急でなければきちんと連絡することで対応してもらえます。日程を変更しなければいけないと分かったら、早急にメールで連絡をしましょう

 

前日や当日の日程変更は電話で連絡するのがベスト

たとえば、急に体調不良になったときや、急用などが入って前日や当日などに変更が必要になってしまった場合は、電話で連絡を入れましょう。なぜなら、当日にメールをしても、採用担当者が忙しくてメールを確認する時間がないかもしれないからです。

 

面接日時までに担当者がそのメールを読んでいなければ、無断欠席扱いにされてしまう可能性もあります。緊急の場合は、まずは電話で伝えることが鉄則です。電話は企業の業務時間内にすることがマナー。そして、電話連絡の後に念のためその内容をメールでも送っておくと良いでしょう。

 

何度も変更をお願いするのはネガティブな印象になる可能性がある

やむを得ない理由で日程変更が必要になることがあるのは企業側も理解しています。きちんと事前に連絡をすれば対応してもらえますし、評価にも影響はありません。とはいえ、何度も日程変更を申し出た場合、マイナスの印象を与えてしまうことも。

 

何度も変更連絡があると、企業担当者も「またか…」「本当に面接に来る意思はあるのかな」と、就活生の志望意欲を懸念してしまいます。いくら日程変更があるのは仕方ないとしても、「もし無理そうだったら変更してもらえばいい」と安易に考えるのは禁物。できるかぎりスケジュール調整をしなくて済むよう、きちんと管理する意識を持つことが大事です。

 

日程変更の理由は正直に伝えるべき?

面接の日程変更が選考に影響することはないとわかったものの、「面接に行けなくなった理由をどう伝えればいいのか」は迷いますよね。色々な理由があると思いますが、どんなことでも正直に伝えていいものでしょうか。正直さは大事ですが、「伝え方」や「言葉の選び方」に注意が必要な場合があります。

 

学業が理由の場合はストレートに伝える

就活は学業と並行して行なうものです。だからどうしてもゼミや試験などと被ってしまう場合もあるでしょう。企業側は「学生の本業は学業」と認識しているため、学業を優先したからといってマイナスになることはありません。授業日程が合わない場合などは、ストレートに理由を伝えましょう。

 

他社の選考と被った場合は注意が必要

多くの学生が複数企業に応募していると思います。そのうえで他社の面接日と被ってしまうことは大いにあり得るでしょう。しかし、この場合はそのまま伝えるのは避けましょう。なぜなら、採用担当者に「自社は優先順位が高くないのか」と思われてしまうことがあるからです。

 

その場合の理由の伝え方は、たとえば「直前まで予定があり、面接に遅れる可能性がございます」「あいにく先約があり、スケジュールを確保するのが難しいです」とするのが適切です。

 

体調不良や急用の場合はまずは電話で伝える

前述しましたが、面接当日など直前に体調を崩してしまったり、身内の不幸などがあったりとやむを得ない理由で行けなくなった場合は、まずは電話で連絡をします。その際は、初めにきちんとお詫びをして、その理由を正直に伝えてやむを得ず行けなくなってしまった状況であることを直接伝えます。

 

その後に、改めてメールでも同じ内容を伝えることを忘れずにしてください。電話での伝え方やメールの書き方は後ほどご紹介します。

 

面接の日程変更のメールを書く際に守るべき5つのポイント

面接の日程変更メールを書く際のポイント5つ

日程の変更をお願いするときはマナーをきちんと守ることが大事とお伝えしましたが、メールの書き方にもマナーがあります。では実際にメールを書くときに気を付けるべきことは何でしょうか。ここでは、相手に失礼のないよう、スムーズにやりとりをするための5つのポイントをお教えします。

 

丁寧な言葉遣いを徹底する

これは企業とのやりとりのすべてに当てはまることですが、メールであっても電話であっても、とにかく「丁寧な文面と言葉遣いを意識する」ことが最も重要です。変更自体は評価に影響しないものの、その際の礼儀やマナーは企業担当者に見られています。もし乱雑な文章や言葉遣いが見られた場合、印象は良くありません。

 

また、そもそも面接の日程変更とは、企業側の採用スケジュールを変更してもらうということ。採用担当者だけではなく、面接をする予定だった面接官の予定も変わります。自分のために時間を取っていた企業の方々に影響を及ぼすことになる点を心得ておきましょう。

 

候補日は3つ挙げるようにする

日程変更をお願いする際は、必ず「次のスケジュールを準備してから」にしましょう。メールの中で候補日を伝えるときは、候補日は1つだけでなく3つ以上提示するのがベストです。日程変更によって企業側のスケジュールを変えてしまうため、こちらの都合に必ずしも合うとは限りません。ほかの学生との予定もありますし、面接官も複数名いるかもしれません。

 

そのため、できるだけ1週間の中で3つ以上候補の日時を提示するのが良いです。これは、電話で連絡をした際も同じ。「いつに変更しますか?」と質問が来た場合のために、手元にメモを用意するなどしてすぐ答えられるようにしておきましょう。

 

やりとりの履歴を残す形で返信する

メールに返信する際は、企業担当者とのやりとりを残すためにも「引用返信」にしましょう。企業担当者は膨大な数のメールに対応しています。誰とのやり取りであるかがわかるように引用返信にすることで、どのような経緯で返信が来たのか確認する手間が省け、スムーズにやりとりを進められるでしょう。これは、面接の場合に限らず企業とのやりとりをする際に大事なマナーの1つでもあります。

 

使用しているメールソフトやメーラーの設定には「引用返信機能」がありますので、予め設定しておくのがおススメです。もし引用返信のやり方が分からない場合は、受信した相手からの本文を一度すべてコピーし、自分のメッセージに貼り付けておくようにしましょう。

 

24時間以内、営業時間内に返信する

社会人として、メールを受信したらなるべく早く返信するのがマナーです。遅くとも24時間以内には返信するようにしましょう。また、メールを送る時間帯ですが、タイミングもありますが深夜などに送るのは避けましょう。基本的には企業の営業時間内に送るのがベターです。

 

最後にお礼の気持ちを伝える

お礼の気持ちを伝えることも、好印象を与える重要なポイントです。日程を変更してもらった後の返信の場合は、「日程をご調整いただき、感謝申し上げます」とお礼の一文を入れたり、やり取りが長くなった場合は「何度も調整していただき、誠にありがとうございます」など、相手の時間を割いていただいたことへの感謝を伝えたりしましょう。

 

こうした丁寧な印象を与える一文があることで、人柄の良さもアピールできます。

 

面接の日程変更のメール例文

では早速、実際に企業に送るメールを書いてみましょう。ここでは、「企業から提示された日程が合わないので、違う日程を希望したい場合」「一度決まった日程を変更したい場合」「急用で行けなくなってしまった場合(電話連絡の後に送るメール)」に分けて、メール例文をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

 

提示された候補日以外の日程を希望する場合

件名:企業からのメールの件名をそのまま返信(冒頭にRe:が付く形にする)

 

◯◯株式会社

人事部 採用担当

◯◯様

 

お世話になっております。◯◯大学の(氏名)と申します。

このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、あいにく学校の授業があり、ご案内いただいた日程で貴社にお伺いすることができません。

 

勝手なお願いで恐縮ではございますが、もし可能であれば、下記日程にて面接の日時をご調整いただくことは可能でしょうか。

 

◯月◯日(〇) △時~△時

◯月◯日(〇) △時~△時

◯月◯日(〇) △時~△時

 

お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございません。ご検討のほどよろしくお願いいたします。

-----------------------------

◯◯大学◯◯学科

氏名

〒000-000 ◯◯県◯◯市1-1-1

TEL:080-ΧΧΧΧ-ΧΧΧΧ

E-mail:ΧΧΧ@ΧΧΧ.com

------------------------------

 

一度決まった面接日の変更を申し出る場合

件名:◯月◯日の面接日程変更のお願い/氏名

 

◯◯株式会社

人事部 採用担当

◯◯様

 

お世話になっております。

○月○日に面接のお約束をさせていただいている(氏名)です。

お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、急遽ゼミの発表が決まったため貴社にお伺いすることが難しくなりました。

 

誠に勝手なお願いで恐縮ではございますが、以下の日程で面接を再調整していただくことは可能でしょうか。

 

◯月◯日(〇) △時~△時

◯月◯日(〇) △時~△時

◯月◯日(〇) △時~△時

 

お忙しいところ大変お手数ではございますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

-----------------------------

◯◯大学◯◯学科

氏名

〒000-000 ◯◯県◯◯市1-1-1

TEL:080-ΧΧΧΧ-ΧΧΧΧ

E-mail:ΧΧΧ@ΧΧΧ.com

------------------------------

 

急用で行けなくなってしまったときに、電話連絡の後に送る場合

件名:◯月◯日の面接日程変更のお願い/氏名

 

◯◯株式会社

人事部 採用担当

◯◯様

 

お世話になっております。◯◯大学の(氏名)と申します。

さきほどお電話にてご連絡させていただきましたが、念のためメールでもご連絡させていただきます。

本日◯時より面接をお願いしておりましたが、インフルエンザの診断を受け1週間の外出禁止を言い渡されてしまいました。

お時間を取っていただいたにも関わらず、大変申し訳ございませんでした。

 

本来であれば選考を辞退すべきですが、私はぜひ貴社に入社したいと思っており、改めて面接の機会をいただきたいと思っております。

 

来週◯日以降で、再度ご検討いただけますでしょうか。

私の都合で大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

 

-----------------------------

◯◯大学◯◯学科

氏名

〒000-000 ◯◯県◯◯市1-1-1

TEL:080-ΧΧΧΧ-ΧΧΧΧ

E-mail:ΧΧΧ@ΧΧΧ.com

------------------------------

 

電話で面接の日程変更を連絡するときは?

前日や当日に行けないことがわかり、直接企業に電話で連絡を入れる際は、まずはお詫びと行けなくなった理由をしっかり伝えてください。緊張してしまうかもしれませんが、慌てずきちんと話すことができれば誠意もしっかり伝わります。そして、電話で次回の面接についての日程調整までできた場合は、できれば当日中にお礼のメールを送るようにしましょう。

 

ここでは、電話での伝え方とその後に送るメールの例文をご紹介しますので、参考にしてみてください。

 

電話での伝え方

①まずは挨拶から

お世話になっております。○○大学○○学部4年の(名前)と申します。

突然のご連絡で恐れ入りますが、面接の日程の件でご連絡いたしました。

ご担当の○○様にお繋ぎいただけますでしょうか?

②担当者が出たら…

お忙しいところ恐れ入ります。

本日〇時から面接の予定が入っておりました○○大学○○学部4年の(名前)と申します。

実は、本日熱が出てしまい病院に行ったところ、インフルエンザの診断を受け、1週間ほどの外出禁止を言い渡されてしまいました。大変申し訳ございませんが、日程を調整していただくことは可能でしょうか。

③日程調整または次回の予定の確認

(このとき、手元でメモを取って、日程を復唱することを忘れないようにしましょう)

④お礼を伝える

本日は私の都合でご迷惑をおかけいたしまして申し訳ございませんでした。 〇月〇日にお伺いいたします。お忙しい中ご調整いただき、ありがとうございました。 それでは、失礼いたします。

 

お礼のメール例文

件名:【氏名】面接の日程調整の御礼

 

株式会社〇〇〇〇

人事部 採用担当

〇〇様

 

お世話になっております。先ほどはお電話にて、ありがとうございました。

また面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。

 

〇月〇日(〇曜日)○時に貴社にお伺いさせていただきます。

この度は私の都合でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

面接当日は、何卒よろしくお願いいたします。

-----------------------------

◯◯大学◯◯学科

氏名

〒000-000 ◯◯県◯◯市1-1-1

TEL:080-ΧΧΧΧ-ΧΧΧΧ

E-mail:ΧΧΧ@ΧΧΧ.com

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面接の日程変更はマナーを守って丁寧に対応しよう

面接の日程変更もマナーが大切

就活の選考において面接の日程変更が発生する可能性は誰にでもあります。それは企業の担当者も十分理解していますし、仕方のないこと。日程変更をお願いすること自体は基本的に選考に影響はありません。しかし、何度も変更を申し出たり、連絡をする際のマナーや礼儀が悪かったりすると、印象を下げてしまうこともあるので注意が必要です。

 

大事なのは、日程変更の連絡を入れる際のマナーや礼儀がしっかりしているかどうか。日程を変更する=企業担当者の採用スケジュールを変えてしまうことを心得て行動するべきです。そして日程を変更してもらったらきちんとお礼を伝え、さらに当日の面接でも、まず初めに「本日は日程を調整していただき、ありがとうございました」と伝えるのも忘れずに。

 

社会人としてのマナーを守るのはもちろん、相手に配慮のある言動をして、良い印象を持ってもらいましょう。

 

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