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就活オンライン説明会マナー徹底解説 WEBでの印象を良くしよう!

皆さんの多くは、オンラインでのコミュニケーションには慣れていることと思います。それでも、細かいルールが気になるオンライン企業説明会は緊張しますよね。筆者も、初めてのオンライン企業説明会で直前になってマナーを確認していなかった!と焦りながら環境や身だしなみを整え、重要な企業研究のための準備を怠ってしまったことがありました。

 

オンライン企業説明会への参加を業界・企業研究に最大限生かすためにも、マナーや注意すべき点をひととおり学びましょう!

 

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オンライン企業説明会は準備が大切!

コロナ渦になって、オンライン説明会がスタンダードになりました。コストがかからず、移動に時間を割かなくてよくなった半面、新しいマナーに苦戦したり、実際にオフィスを見ることができなかったりなどのデメリットもあります。しかし、しっかりとした準備やマナーさえ押さえれば、企業研究や早期選考などの良い機会を得ることができるはずです。参加前に不安な点を解消しておきましょう!

 

オンライン説明会参加のための環境を整えよう!

オンライン企業説明会への参加で、最初にすべきことは環境面の準備です。筆者は、コロナ渦での大学の授業がオンラインだったこともあり、参加すること自体はスムーズにできました。ただ他にも、就活だからこそ、あると便利なもの、準備しておくとよいものがあるので、併せて紹介します。

必要なものをそろえよう!参加に役立つ事前準備

まずは、必要なものから紹介します。

 

  • パソコンまたはスマートフォン
    • 説明会中の電源切れを防ぐために、事前に充電をしておきましょう。PCの電池が切れそう…と焦り、説明会の内容が頭に入らない状況は避けるべきです。
    • どちらで参加しても問題ありませんが、パソコンでの参加がおすすめです。企業によっては、チャットで発言する機会があり、カメラをONにしたままの文字の打ち込みは困難だからです。
    • カメラのON/OFF時やミュートを外す際、カメラに手が映りこんでしまうこともあります。

 

次に、あると便利なものを紹介します。

 

  • ヘッドセット
    • 参加する場所が大学など公共の施設の場合には、周囲への配慮のためにイヤフォンやヘッドフォンの使用がおすすめです。
    • 自宅で参加する場合でも、工事の音などの環境音を入りにくくするために使用することをおすすめします。
  • ライト
    • カメラ映りをよりよくするために、ライトの使用はとても効果的です!部屋の電気を点けるだけでは、パソコンやスマートフォンのカメラは光をとらえきれず、想像よりも暗く映ることが多いです。
    • オンライン会議ツールの普及によって、100円ショップなどの利用しやすい雑貨店で販売しているので、購入を検討してみてください!

 

最後に、やっておくと参加時役立つことについてお話します。

 

  • 部屋の片づけ
    • 整理整頓されていない部屋が映ると、人事の方によってはマイナスな印象を持つ方がいるかもしれません。洗濯物や寝起きのままのベッドなど、乱雑な印象を与えるものは片づけておいたほうが安心です。
    • オンライン会議ツールによっては背景が設定でき、隠すことができますが、動いた瞬間に背景が外れたり、設定上のトラブルが起こる可能性があったりするため、どうしても間に合わないとき以外は、部屋をきれいにしておきましょう。
  • Wi-Fiの接続確認
    • 使用するWi-Fiが安定しているのかの確認は大事です。企業の重要な情報の聞き逃しや、自分の発言がうまく伝わらないなどのリスクを防げるからです。
    • 大学のWi-Fiなどログインが必要だったり、利用時間に制限があったりするものは必ず確認しましょう。また、Free Wi-Fiは、大量通信に不向きなので説明会時の利用は控えましょう。
  • メモ、ファイルの準備
    • 紙のメモでも大丈夫ですが、パソコンやスマートフォンなどで管理したほうが失くすことが少なく、あとから見返しやすいです。就活専用のファイルを事前に作っておき、企業ごとに資料を作って保存すると、後の選考でも使いやすい情報となります。
    • 企業によっては説明資料のスクリーンショットが許可されていることもあるので、パソコン上でのやり方を確認したり、画像の保存ファイルを作っておいたりすると便利です。

 

事前にカメラ移りをチェックしよう

画角について

パソコンやスマートフォンの位置に気をつけましょう。まずは、画面と顔の近さです。近すぎると圧迫感があり、遠すぎると表情が見えにくいので、画面の上部3分の2に顔全体が映る程度が適切です。多くのオンライン会議ツールでは、事前にカメラ映りをチェックできるので確認しましょう。

 

次に、カメラの高さです。視線によって表情に違いが出てくることもあるので、顔の真正面もしくは視線の少し上にカメラがあることが理想的です。筆者は、高さが足りないときには大きめの雑誌や教科書を下に敷いていました。スマートフォンで参加を検討している方は、スマートフォンを固定できるようなスタンドの使用するのがいいでしょう。画角が安定することで印象が異なります。

 

背景について

背景を何にすればよいのか悩んでいる人は多いのではないでしょうか。ここでは、良い例と悪い例に分けて解説していきます。まずは、良い例をおすすめ順に紹介します。

 

  • 白い背景
    • 家の中の白い壁を探したり、白い画像をダウンロードしたりしましょう。筆者は、白いレンガの背景にしていたら、人事の方に良い反応をしてもらうことが多くありました!
  • 背景をぼかす。
    • 一番手っ取り早くできる方法です。筆者の感覚では、背景をぼかす人が一番多くいました。ただ、オンライン会議ツールによっては、この機能がないことがあるので事前の確認をしましょう。
  • オフィスやすっきりした部屋を背景にする。
    • シンプルであれば、部屋の写真をダウンロードして背景にしても問題ありません。ただ、適切な画像を探す手間があるため使用している人は少ないです。

 

次に、悪い例です。

 

  • 洗濯物がぶら下がっていたり、部屋が片付いていなかったりする。
    • 事前の準備のところで説明しましたが、人事の方によっては悪い印象を与えてしまうこともあります。また、多くの人がすっきりとした背景にしている中、悪目立ちしてしまう可能性もあります。
    • ぼかしだけでは、何となく散らかっているのが見えてしまうので注意が必要です。
  • カラフルな背景
    • 企業の雰囲気によってはあまり気にされないかもしれないですが、まだどんな雰囲気の企業か分からない場合や伝統的なしきたりが残っているような企業の説明会に参加する場合は、シンプルな色を選ぶのが無難です。

 

最後に、例外をお伝えします!

 

  • 自分の趣味のものを背景にわざと映す
    • 少人数の説明会や座談会での話題のきっかけになります。筆者の周りには、好きなバスケットチームのユニフォームを映して「バスケの子だ!」というように名前や顔を覚えてもらったといっている人がいました。
    • 事前に会社の雰囲気が分かっていたり、座談会がある説明会だったりしたらとても有効です。

 

表示される名前をチェックしよう

表示される名前が、オンライン会議ツールの利用アカウントに紐づいている可能性があるため、しっかり確認してから入室するのが安全です。企業によっては、名前の指定がされる場合もあるので、参加案内メールや入室時のスライドを見落とさないようにしましょう。

 

筆者は、名前ではなく参加企業のマイページIDを入力して参加受付完了となったことがありました。他にも、説明会申し込み時に発行される番号など、企業独自で参加学生にIDや番号を振ることがあります。予約確認票や参加案内メールは、お気に入りファイルに入れるなどして、いつでも見返せるようにしておきましょう。

 

服装・髪型を整え、印象を良くしよう!

オンラインとはいえ、できていないと目立ってしまうのが身だしなみ。社会人になると上司やクライアントなど、様々な年代・価値観を持つ方と一緒に働くことになります。人事の方に、「清潔感」「好感度」「フレッシュさ」を感じてもらえるような身だしなみを目指しましょう。服装と髪型・メイクに分けて解説します。

 

スーツ?私服?参加案内メールを確認しよう!

スーツか私服か迷い、不安になることが多いですよね。筆者も、初めて私服で参加するとき、実はスーツで参加するかどうかチェックされているのでは、と不安に思っていました。一番大切なのは、TPOをわきまえて服装を選ぶことです。参加の案内の際、スーツ着用が必須とある場合と服装について説明がない場合はスーツを着て参加しましょう。

 

スーツの場合は、以下の点を注意しましょう。

 

  • リクルートスーツを着用。
  • スーツやネクタイの色は、赤、紺、黄など。柄はストライプが無難。
  • シャツのしわを取っておく。

 

スーツ・私服問わない場合や「私服」「自由な服装」とある場合には、オフィスカジュアルの服装を選びましょう。オフィスカジュアルの服装は以下の通りです。

 

  • テーラードジャケット
  • カーディガン
  • ポロシャツ、シャツ、ブラウス
  • スラックス、チノパン、スカート

 

色は、落ち着いた色であれば大丈夫です。メールに「Tシャツで参加している方もいます。」など具体的な記載をしてくれる企業もあるので、参加案内のメールをしっかり確認しましょう。

 

髪型やメイクで印象が決まる!

髪型やメイクは、カメラにアップで映るからこそ対面より気を使うことが増えてきますね。髪色、髪型、メイクで一番大切なのは、清潔感です。それぞれのポイントを解説していきます。

 

  • 髪色
    • 基本的には地毛に近い色が好ましいです。筆者の周りに、「どうしても好きな髪色にしていたい」と一時的に色を染めることができるスプレーを使用しているチャレンジャーもいましたが、染め残しから髪色が見えてしまうこともあるのでおすすめはできません。
  • 髪型
    • 寝ぐせは直しましょう。前髪は、目にかかっていたら、ワックスで上げるかピンで留めるなどして相手から見えるようにしましょう。髪が短い人や髪を下ろしたい人は、パーマやくせ毛を整髪料で抑え、サイドの髪が顔にかからないようにしましょう。
    • 髪の長い人は、髪を結ぶなど一つにまとめるのが無難です。あほ毛などを整髪料で抑えてすっきりさせましょう。
  • メイク
    • メイクは、基本的には顔の色味を整えたり、気になる部分を隠したりする程度が丁度良いです。派手なメイクなど就活の服装に似合わないメイクは避けましょう。
    • とくに、オンラインで就活を行う際のメイクはカメラ映りに左右されるので以下の点を注意しましょう。
  • 肌の明るさに合ったファンデーションを使う。
    • 明るすぎる色を使うと、カメラに映った時に顔だけ浮いて見える可能性があります。ファンデーションは自分に合うものを探し、ライトを使って顔を明るく見せましょう。
  • アイシャドウやチークをいつもより少しだけ濃くのせる。
    • 「少しだけ」がポイントです。どのくらいが良いか確認するために、カメラで確認しながら色を足すと丁度良くできます。
  • リップを縁取って塗る。
    • カメラを通すことで、リップラインがぼやけることがあります。縁取ることで肌とリップの境界線をはっきりできるので、カメラを通しても綺麗に映ります。

 

いざ入室!オンライン説明会参加の流れと注意点!

オンライン説明会の参加と流れ

特に初めてだと、参加のURLをクリックするのも緊張しますよね。また、どういうスケジュールで説明会が開催されるのか、入室前、入室後、参加中とシチュエーション別に流れの説明をしながら、注意点を一緒に確認していきます。

 

入室前に気を付けること!何分前に入る?受付の仕方は?

入室や受付はオンラインで行われるので、分かりにくいことがあると思います。受付をしないと、キャンセル扱いになってしまうこともあります。しっかりと確認しておきましょう。入室前に悩むのが、「何分前に入れば良いのか。」ですよね。「早く入りすぎて気まずくなったらどうしよう。」とか「ギリギリでも失礼かも。」と考える人は多いと思います。

 

基本的には、5、10、15分前に入ってくださいと参加案内メールに書いてあることが多いです。もし、記載がなかった場合には、10分前が一般的です。説明会で最初にやることは、参加受付です。これは企業によって異なるので、筆者の経験を踏まえて解説していきます。

 

  • 名前と大学名をチャットに送る。
    • 特に、人数が多い説明会で使われる方法でした。人数が多い説明会では、質問の際にチャット機能を使うことが多かったので、その練習を兼ねて指示されることがほとんどでした。
  • 企業が指定する名前に変える。
    • 多くの場合、入室すると企業側が共有しているスライドの指示に従ってくださいと案内されます。
    • 例えば、「名前を『大学名_氏名』に変更してください。名前の変更をもって、参加受付完了といたします。」というような指示がされました。この方法が多くの企業で使われていた印象があります。
  • 参加後のアンケートに答える。
    • 説明会の最後に、URLやQRコードを紹介されました。回答できた人から順次退出することが多かったです。
  • 申し込みをした就活サイトで、出席ボタンを押す。
    • 大規模な合同説明会で使われる方法です。出席ボタンを押すことで、企業の案内を得ることができるので押し忘れに注意しておきましょう。

 

入室後の対応!あいさつは?カメラはON/OFF?

入室後、静かなオンラインの部屋ではどのように待機するのでしょうか。あいさつはするべきなのでしょうか。カメラのON/OFFはどう判断したらよいでしょうか。筆者の場合、企業の方や参加者がすでにカメラONやミュートを解除にしている場合や人数が少ない場合は、「〇〇大学の✖✖△△です。よろしくお願いいたします。」と一言挨拶をしていました。

 

かなりの大人数の場合や誰もカメラONやミュートの解除をしていない場合は、説明会が始まる際のお辞儀や挨拶をしっかりと行うことを心がけていました。また、ほとんどの場合、入室すると企業の方がカメラのON/OFFやミュート解除のタイミングについてスライドを共有しています。

 

基本的には、その指示に従うとスムーズに説明会に参加できるでしょう。どうしてもONにできないときには、口頭で伝えるか、チャットで企業の方にDMをして理由を伝えるとよいでしょう。

 

説明会中の対応!反応の仕方は?ミュートを外すのはどんなとき?

説明会が終わった後、どう振舞うのがよいのでしょうか。まず、説明会中のカメラのON/OFFについてです。説明会進行のスタンダードは、セミナー、質問タイム、座談会というような形式です。

 

  • セミナー時:カメラON、ミュート
  • 質問時:カメラON、ミュートは外す(チャットから質問することもある)
  • 座談会:カメラON、ミュートは外す

 

というような形を取られている企業が多くありました。また、最初から最後までカメラOFF・ミュートの状態の企業もいくつか経験しました。カメラがONになっているときには、視線やリアクションも大切になってきます。メモをしているとどうしても真顔になってしまうので、笑顔やうなずきは大切です。

 

余裕があれば、ときどき視線をカメラに送るとよく話を聞いているというような印象を与えることができると思います。

 

無断欠席などトラブルが起こった時の対処法

相談できる人が近くにいないことが多いオンライン企業説明会でトラブルが発生すると、かなり焦ります。どのように対処したらよいのかしっかり把握しておきましょう。

 

参加URLに関するトラブル

せっかく説明会を予約しても、URLが繋がらなければ参加することができません。前日までにURLを確認しておきましょう。

 

  • 参加の案内メールが届かないとき
    • 申し込んだサイトなどから、企業人事部などの電話番号を確認し、連絡を取りましょう。
    • 電話であれば、当日でも繋がることが多いですが、メールの場合は、ほとんどの企業の終業時間が18時のため、説明会の前日の18時までに送りましょう。

  • 繋がらないとき
    • まずは、自分の家のネットワーク環境を確認しましょう。また、他の企業のURLではないか、開始日時が間違っていないかを確認しましょう。
    • それでも繋がらないときには、企業側のトラブルかもしれないので、参加案内にある緊急連絡先から繋がらない旨を伝え対処しましょう。
遅刻・無断欠席・キャンセルへの対処

一番焦ってしまうからこそ、正しい対応をすることが大切です。対応の仕方によっては、内定に響いてくることもあるのでしっかり把握しておきましょう。

 

  • 遅刻の場合
    • すぐに、参加する企業説明会の担当者の当日連絡先や緊急連絡先から連絡を入れます。当日は、担当者がメールを確認できないことがあります。また、遅刻した人のための準備があるかもしれません。確実に伝えられるように、電話番号が分からないとき以外は電話で連絡を行うようにしましょう。
    • 遅刻する旨とその状況や理由を正直に伝え、何時ごろから参加できるのかを明確にしておきましょう。また、誠実な態度で謝罪をすることを心がけましょう。無事に説明会へ合流できたとしても、終わった後にお詫びとお礼のメールを入れることを忘れないようにしましょう。

  • 無断欠席の場合
    • スケジュールが立て込んだりしていると忘れてしまうことも。 そんな時は、気づいた時点でお詫びのメールを送りましょう。担当者が日中の業務で忙しく、電話に出ることができない場合があるのでメールのほうがおすすめです。お詫びの連絡をするときには、「説明会の予定を失念していた」と参加できなかった理由を簡潔に述べるとともに、謝罪の気持ちを伝えましょう。
    • どうしてもほかの日程で参加したい場合は、直接担当者に可能かどうかを聞きましょう。サイトから再び申し込みできることもありますが、その場合にも企業の方に連絡しておくことがおすすめです。

  • キャンセルの場合
    • キャンセルについては参加案内メールに、「キャンセルをする場合には、〇日前までにお願いします。」と書いてあることが多いです。基本的には、それを守りましょう。期限を過ぎてしまったら、メールでの報告が確実です。
    • 参加をしたとしても出欠アンケートを提出し忘れると欠席扱いになってしまうことがあります。説明会中にアンケートの案内があるので、聞き洩らさないようにしましょう。

 

どうしても外出先で参加したい

自宅で参加するのが基本ですが、都合によってはどうしても外出先で…という場合もあるでしょう。そんなとき、どこで受けるべきでしょうか。基本的には、「静かな場所 」「後ろにほかの人が映らない場所」が良いでしょう。また、座談会があるなど声を発することが求められる場合には、話すことができる場所を確保できると企業の方に積極性をアピールできるでしょう。

 

オンライン企業説明会を就活に活かすために

オンライン説明会を就活に活かすには

ここまで一通りのマナーを解説してきましたが、いかがだったでしょうか。たくさんの注意点がありなかなか大変ですが、説明会の一番の目的は企業を知り、その後の選考や会社選びに役立てていくことです!最後に、説明会を就活に活かしていくためのポイントをいくつかお教えします!

 

自分なりの企業研究のポイントや質問を考えておこう

ポイントを絞らないまま参加すると、長時間なので集中が続かなかったり、聞き逃してしまったりすることがあります。最低限持ち帰りたい情報を決めておくと◎。就活の軸をすでに持っている人は、それに当てはまっているのかを中心に聞くことがおすすめです。反対に、まだ軸が決まっていない、または、業界の視野を広げるために参加したいという方は以下の点に注目することがおすすめです。

 

  • 企業文化・風土
    • 働く環境に直結してくる部分になります。どんな環境で働きたいかこだわりがある人は、チェックしておきましょう。

  • 活躍する先輩社員
    • どんな人が評価されているのかを知ることができます。自分の強みを活かすことができそうかをここから判断してもいいでしょう。

  • 1年目の仕事内容
    • もし、内定をもらい働くことになったら、自分がするかもしれないことです。企業とのミスマッチが起こる可能性を少しでも減らすために、聞いておくことをおすすめします。

  • 成長環境
    • スキルをどんどん身につけていきたいのか、着実にしっかりと教えてもらいながら成長したいのかというように、自分がどう働いていきたいのかを確かめておきましょう。

  • キャリア形成イメージ
    • 就職した後の人生を考えるのも大切です。また、面接などで5年後や10年後どうなっていたいのかを聞かれることがあります。
    • どのようにキャリアアップしていけるのか、キャリア形成のためのフォロー環境は整っているのかを確認しておきましょう。
    • 転勤の有無や出産・育児休暇について聞いておくと、仕事以外の人生設計に役立ちます。

 

説明会中に志望動機を考えてみよう!その後の選考に役立つ!

就活生の中で、志望動機がなかなか書けないという悩みをよく聞きます。筆者自身も、初めてESを書く際に一番迷ったのが志望動機でした。

 

その解決策の1つが、「企業の記憶が新鮮なうちに書いてしまおう!」というものです。きれいな文に起こすのではなく、「この企業の特徴は使えるな」「この求める人物像は自分のあの体験とリンクさせることができるな」などとメモしておくと良いでしょう!全く思いつかない場合も、どうして思いつかないのかを探っていくと、自分に合わない部分を言語化できて、他の企業の志望動機に活かすことができます。

 

企業研究には『ライトハウス』を活用しよう!!

企業分析は、説明会に参加する他に自分で調べることもできます!口コミサイトから実際に働いている人の声を見てみるのもおすすめです!

 

『ライトハウス』は日本最大級の会社クチコミサイト

説明会に参加する社員の方は多くても5人程度ですが、サイトであればより多くの社員・元社員のリアルな情報を得ることができます。聞くかどうか迷ってしまう休暇制度や福利厚生に対する満足度についても見ることができるため、企業研究の幅が広がります。良い面だけでなく、改善してほしい面など話しにくい内容も知ることができるので、説明会の内容やOB・OG訪問で得た情報と合わせて分析することがおすすめです!

 

企業分析レポートが見放題

直接聞きにくい年収の年齢別の推移や「会社の成長性や将来性」「仕事を通じた社会貢献」など気になる項目のレーダーチャートを見ることができます。一目で分かるので、企業分析の効率化にもってこいです!

 

サイトが見やすく使いやすい

年齢や部署名、新卒/中途など、検索ワードを絞って口コミを見ることができます。そのため、「自分と近い状況の人がどう思っているのか」「新卒と中途で待遇の違いがあるのか」など、書き手の情報を比較して口コミを見ることができます。また、企業TOPからは「会社の基本情報」「他社との比較」「労働環境の納得度・満足度」「年収グラフ」が一度に分かるので、とても使いやすく企業研究がはかどります!

 

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まとめ

今回は、オンライン企業説明会のマナーと就活へ活かすためのポイントを解説してきました。就活は多くの人にとって、たくさんの年上の社会人の方と接する初めての機会になると思います。筆者も、就活を始めたころはマナーのイロハを全く知らず、分からないことがあるたびに検索をしていました。

 

知らないことに気をつけるのには神経を使いますが、マナーや注意点は知ったもの勝ちです!この記事を読んだ皆さんが、不安を解消し自信を持って就活に臨む準備ができていたら幸いです。

 

ただ、就活中、時には失敗してしまうこともあると思います。そんな時は、しっかりと非を認め、謝罪をしましょう。失敗に焦るのではなく、誠実な態度で、相手を敬う気持ちを忘れないこと、報連相(報告・連絡・相談)が大切です。

 

就活で学んだマナーは、就活だけでなく社会に出たあとも必ず役に立ちます!たくさんのマナーに尻込みすることなく、「人間としてワンランクアップするぞ!」というポジティブな気持ちで身につけていきましょう!

 

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