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会社説明会のお礼メールは送るべき?送らないと印象悪くなる?

会社説明会に参加後、「お礼メールを送るべきだろうか。」「送らないと悪い印象をもたれるかも」「送るとしたらどんな内容が適切なんだろう」と悩んだことはないでしょうか?

 

実際就活では、さまざまな場面でビジネスマナーが必要になります。なかでも、会社説明会の「お礼メール」については、人によって色々な意見があり、どうすればいいのか悩むところですよね。私も会社説明会に参加してお礼メ―ルを出せばいいのか…と迷ってしまった経験があります。結局送ることはできなかったのですが、あの時送っておくべきだったかな…と考えてしまうこともありました。

 

そこでこの記事では、会社説明会お礼メールの必要性についてはもちろん、書き方のポイントや注意点について例文と合わせて解説していきます。

 

この記事を読めば、お礼メールに関するギモンを解消するだけでなく、今後も活用できる就活マナーを学ぶことができるはずです。

 

 

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会社説明会のお礼メールは送るべき?

会社説明会参加後、お礼のメールを送るべきか迷う方も多いのではないでしょうか。結論、お礼メールは送るべきです。厳密には「どちらでもよい」ですが、好印象につながる可能性もあり、送って損になることはないため、送るのがおすすめです。

 

お礼のメールを送るメリットは続いて紹介します。

 

丁寧な印象を与え、好印象を残せる

会社説明会参加後のお礼メールは、必須ではありません。だからこそ、自分なりの思いを伝える丁寧なメールを送ることで、ほかの就活生に差をつけられるとも言えるのです。

 

たとえば、メールを送ることで、名前を覚えてもらえるチャンスが生まれ、その後の選考や面接で「あのときのあの子か」となる可能性も十分に考えられます。参加しっぱなしで何もしないよりは、自分のことを印象づけるきっかけになりえます。

 

もちろん、かならずしも選考に有利になるとは限りませんが、ほかの就活生と少しでも差別化を図るために、メールは有効な手段と言えるでしょう。

 

会社説明会の振り返りにつながる

また、お礼のメールを作成する際には、説明会で何を感じたか、どんな気づきがあったかを必ず振り返ることになります。

 

そうすることで自分の考えの整理につながり、説明会での学びをより深められます。お礼メールの作成は、企業へのお礼の気持ちを伝えるだけでなく、自分のためにもなるのです。

 

▼合わせて読みたい!

インターンシップのお礼メールは必須なの?書き方を例文付きで解説! - ライトハウス就活ガイド

 

企業から好印象なお礼メールの3つのポイント

では企業に好印象を与えるメールとは、どんな内容なのでしょう?ここでは企業へお礼メールを送る際に押さえておくべきポイントを紹介します。

 

 ①会社説明会での学びを簡潔に伝える

まず大切なのは、説明会に参加して、どのようなことを学んだのかを簡潔に述べること。参加したからこそ得られた学びを書きましょう。

 

 ②定型文ではない自分なりの感想で「本気度」をアピール

メールを作成する際、何を書いたらいいかわからないから、ネットで見たテンプレートをそのまま使ってしまうのはNG。どの企業にもあてはまるようなことや、どこかで見たような文章では「本気度」は伝えられません。

 

あなたが人事担当者だった場合、どこにでもあてはまるようなありきたりな内容を見たら、おそらく流し読みするか、読んでも印象には残らないでしょう。

 

大切なのは、会社説明会に参加したことによる学びや所感を「自分の言葉で」書くこと。せっかくメールを作成するのですから、自分のことを印象づける、貴重なチャンスと考えましょう。

 

③選考に向けて意気込みを述べる

お礼メールでは、企業への感謝の気持ちを伝えることはもちろん、本格的なエントリーを考えている場合は「自分自身のアピールの場」と考えて内容を作成しましょう。

 

会社説明会に参加したことで入社意欲が高まったことを伝えれば、あなたの本気度や熱意をアピールできます。企業の理念や社風、社員の言葉に感銘を受けたことがあればそのことをできる限り具体的に書き、思いの強さを伝えましょう。

 

会社説明会のお礼メール作成の際、注意すべきポイント

会社説明会のお礼メールは好印象を残すチャンスですが、マナーや注意点をしっかりと把握していないと、反対に悪印象につながることも。せっかくメールを送るのであれば、基本を押さえてよい印象を残したいですよね。このあとメール作成において、注意すべきポイントを詳しく解説していきます。

 

お礼メールは当日中に送る

会社説明会のお礼メールは参加当日中、遅くとも翌日の午前中までには送るようにしましょう。時間が経ってからメールを送ってしまうと「なぜ今さら?」「本気ではないんだろうな」と、マイナスイメージがついてしまいかねません。やむを得ず遅くなってしまった場合は「遅れて申し訳ありません」とひとこと添えるのがベター。

 

また、休日や深夜・早朝など就業時間外の送信は、マナーがなっていないという印象を与えかねないため、できる限り避けましょう。

 

文章は簡潔にまとめる

志望度が高い企業であればあるほど、想いが強かったり、アピールしようとしたりして長文になりがちです。

 

しかし、人事は毎日膨大な量のメールを見るので、ダラダラと長い文章は読まれない可能性もあるほか、逆に印象を下げてしまうことも。自分の想いを端的に伝えられるよう、学びや感想、今後の意気込みを簡潔にまとめましょう。

 

間違った言葉遣いや誤字脱字がないか確認する

せっかく思いを込めたメールを作成しても、内容に誤りがあれば「いい加減な人」「確認を怠る人」とマイナスイメージを与えてしまいます。もし実際に働く事になった場合も、取引先やお客様に対して同じミスをするのでは…と、企業にとって不安要素になるからです。

 

とくに社名や担当者名については変換ミスがないか、注意深くチェックしましょう。

 

また、普段使っているような喋り言葉ではなく、正しい言葉遣い・敬語で文章を作成すること。作成後は「バイト」「コンビニ」といった略し言葉や「ら抜き言葉」などを使っていないか確認しましょう。

 

宛先は最後に入力する

企業へメールを作成する際に特に注意したいのが、作成途中に誤って送信ボタンをクリックしてしまうこと。一定時間内であれば取り消し機能を使える場合もありますが、焦ってしまうため、できるだけ避けたいもの。

 

そういったミスを防げるよう、宛先は内容を作り、誤字脱字などがないか確認をした上で最後に入力しましょう。宛先自体にも間違いがないか、丁寧にチェックすること。

 

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会社説明会お礼メールの基本構成

就活のメールは、社会人への一歩としてビジネスマナーに沿って作成することが重要です。これを怠ると、大切な場面できちんと調べない・常識のない人だと悪印象を残してしまう恐れも。このあとビジネスマナーに沿ったメールの基本構成を紹介するので、参考にしてください。

 

件名

担当者は忙しいなかでメールをチェックするため、どのような内容なのか「件名を見ただけで分かる」ようにするのがマナー。また、誰からのメールかすぐに判断できるよう、大学名と氏名も入れること。

 

具体的には

【説明会参加のお礼】 ○○大学 氏名

などとする

 

宛先・冒頭の挨拶

ビジネスメールでは、「誰に向けたメールなのか」わかるように宛先を書くことがマナー。社名・所属先(部署・課・チーム名)・役職・氏名(フルネーム)を記載しましょう。

 

ここで大切なのは正確さ。入力後はきちんと確認を行ない、誤字脱字がないようにしましょう。また、(株)などと略さず「株式会社」と正式名称で書くこと。

 

本文に入る前に「お世話になっております」と簡単な挨拶から始め、会社説明会のお礼である旨を書いておけば、相手に要件が伝わりやすくなります。

 

参加後の具体的な所感

会社説明会のお礼を述べたあとは、説明会に参加して感じたことを書きます。ここで重要なのは、前述したように定型文ではなく、しっかりと自分の言葉で述べること。とはいえ、あまりダラダラと長文で書くと、忙しい担当者に負担となるため、3〜4行を目安に簡潔にまとめるようにしましょう。

 

もし説明会中に質問をした場合は、その内容にも触れるといいでしょう。説明会の質問の場では時間が限られているため、回答をもらったあとも簡単にお礼を述べることしかできません。しかしメールであれば、その回答を受けて、あなたがどう思ったかを伝えられます。

 

質問の内容と、それに対する回答を要約し、共感できた点や気づきを書くことで「あの質問をくれた人はこう思ったのか」と人事担当者に印象づけられるでしょう。

 

結びの言葉

メールの最後には、相手先企業への敬意を示す、結びの言葉を入れること。この部分はオリジナリティは必要なく、定型文で問題ないため、以下の例文を参考にしてください。

  • 最後にはなりましたが、貴社のますますのご盛栄をお祈りいたします。
  • 末筆ながら、皆様のますますのご活躍とご多幸をお祈り申し上げます。
  • 末筆ではございますが、関わっていただいた皆様に感謝申し上げるとともに、ますますのご健勝をお祈りしております。

 

署名

メールの最後には、連絡先を記した署名をつけることがマナー。次のような項目を記載しましょう。

  • 大学名、学部、学科
  • 氏名(カッコ付きでふりがなも併記)
  • 電話番号
  • メールアドレス(本メールで使用しているもの)

署名は就活でずっと使うことになるため、テンプレートとして作成し、保存しておくとよいでしょう。

 

会社説明会お礼メールの例文

【説明会参加のお礼】○○大学 氏名

 

○○株式会社 採用担当者様

 

お世話になっております。

本日説明会に参加させていただきました、

○○大学文学部○○学科の○○(氏名)と申します。

 

説明会では、貴社の顧客第一の姿勢や

社員同士の連携のよさを感じ、大変感銘を受けました。

また、○○様の働く上でのやりがいについてのお話が大変印象に残っており、

私もそのように仕事に向き合いたいと感じました。

 

本日、お話のなかにあった貴社が求める人物像に少しでも近づけるよう、

今後も努力を重ねてまいります。

 

本日は本当にありがとうございました。末筆ながら、皆様のますますのご活躍とご多幸をお祈り申し上げます。

 

○○大学文学部○○学科

氏名

電話番号

メールアドレス

 

企業から返信がきた場合はどう対応すべきか

お礼のメールは、大前提として「返信の必要がない内容」にすることがマナー。会社説明会で聞き逃したことがあったからといって、質問などを書くのはNGです。メールにはあらかじめ「ご多用かと存じますので、ご返信には及びません」といった返信不要の旨を記しておいてもよいでしょう。

 

もし企業から返信が来た場合は、1日以内に返信しましょう。その際は簡潔にお礼を述べ、自身でやりとりを終わらせること。担当者も多忙なため、何ターンもさせないよう配慮すべきです。

 

よくある質問

このあとは、会社説明会のお礼メールについて、就活生がもつ「よくあるギモン」についてお答えします。

 

「返信不要」のメールには、本当に返信しなくていいの?

まずは企業からお礼メールの返信が来たものの、「返信不要」と書かれているケース。「これには本当に返信しなくてもいいのだろうか。」「失礼にあたらないだろうか」と不安な人もいるかもしれません。

 

結論、しなくて問題ありません。

 

どちらかが終わらせないときりがなくなってしまうので、「返信不要」ときたら返信はしなくても大丈夫です。

 

LINEでもお礼メッセージを送ってもいいの?

送っても問題ないです。

 

最近では、企業がLINEを使って就活生とコミュニケーションをとるケースも増えています。

 

送る際の注意点は、以下の通りです。

  • お礼を伝える
  • 営業時間中に連絡する
  • 正しい言葉遣いを使う
  • 絵文字やスタンプは使わない
  • できるだけ早めに返信する
  • 送信取り消しはしないように、下書きをする

ラインだからと気が緩んだり、砕けすぎたりするのはNG。たとえLINEでも、社会人としての正しいマナーを守ることは忘れてはいけません。どんなツールであっても「就職活動」の一部であることをしっかりと意識し、緊張感を持ってメッセージを送りましょう。

 

まとめ

お礼メールの作成に関して「時間がかかりそう」「気をつけることが多くて面倒だな」と思う方も多いかもしれません。しかし、そのひと手間をかけることが、あなたの熱意や本気度を伝えるチャンスとなります。もともと志望度の高い企業や、説明会に参加したことで志望度が上がった企業であれば、ぜひお礼のメールを送り、意欲をアピールしましょう。

 

そして前述のとおり、メールはどの会社にも当てはまるような定型文では意味がなく「自分の言葉で伝えること」がポイントになります。本記事にある例文は「あくまで構成などの参考程度」とし、説明会に参加したからこそ書ける内容、あなたなりの視点での気づき・所感が伝わる内容にすること。

 

また、ビジネスメール作成の経験や、そこで学んだマナーは、その後の就活にも応用できます。後悔のない就活を行なうためにも、できるだけ早い段階でしっかりと基本をおさえておきましょう。

 

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