就活中はいろいろなシーンで企業とメールのやりとりが行なわれます。会社説明会への参加を申し込む時や面接日程の調整をする時、さらに内定以降の入社までの諸連絡まで全てがメール対応です。
しかし、いざ企業にメールを送るとなった時「どこに何を入力するのか分からない」「メールのマナーを知らない」と戸惑う学生は少なくありません。
最近ではメールを使う機会が少ないため、その仕様や使い方の基本を知らない人が増えています。特に就活で必要になるビジネスメールは、友達や家族と交わすメールとはまったく違います。就活中に企業とやりとりする際は、社会人のビジネスマナーや礼儀に合わせて対応しなければなりません。
この記事では、就活中に正しいビジネスメールのやりとりをするための基本マナーや注意点を詳しく解説します。基本的な構成からそのまま使える例文までまとめてお伝えするので、最後まで読めば就活メールをマスターできます。
これから就活をスタートする学生は、ぜひ読んでみてください。
企業研究やエントリーシートなどの情報収集にも役立つ！
- 就活で使うビジネスメールの基本構成
- 就活で送るメールの基本マナーと注意点
- 【シーン別】就活で使うメールの例文集
- 就活で企業にメールを送る前のチェックリスト
- 就活メールについてのQ&A
- 就活に必要な企業情報を集めるならライトハウス
- まとめ
就活で使うビジネスメールの基本構成
まずは、メールの基本となる仕様を確認しましょう。
次のように構成されます。
- 宛先（メールアドレス）
- 件名
- 宛名
- 本文
- 署名
メールに馴染みがない人のために、それぞれの項目の役割と内容について分かりやすく解説していきます。就活メールで注意すべきポイントもお伝えするので、作成時の参考にしてください。
宛先（メールアドレス）
メールの冒頭にある［To］は宛先。送り先のメールアドレスを入れる項目です。
［To］に宛先のアドレスを入力する際は、間違えて違う人に誤送信しないよう注意する必要があります。もしもA社宛のエントリーシートをB社に誤送信してしまったら、個人情報や企業情報の漏洩に繋がる大問題です。
宛先アドレスの入力間違いによる誤送信は信用問題に関わるため、送信前には宛先と内容が一致しているかの確認を徹底してください。
誤送信を防ぐには、件名や内容の確認がすべて済んでから宛先のアドレスを入れるのがおすすめです。宛先のアドレスを最後に入れることで、メールを作成している途中で誤って送信してしまうミスを防げます。
宛先のアドレスは、メールがすべて完成してから入れるようにしましょう。
件名
件名には、メールの内容が一目で分かる情報を記載します。就活で企業とやりとりする時に件名に入れる情報は［用件］と［氏名］です。
企業の担当者は多くのメールを受信するため、見落とされたりスパムメールだと思われたりしないように注意しなければなりません。
次の例のように具体的な用件を記載し、漏らさずチェックしてもらいましょう。
＜メールの件名の例＞
【ご確認】面接日程の変更について（大学名 氏名）
【ご質問】会社説明会の日程時間について（大学名 氏名）
企業からの返事を求める問い合わせメールの場合は、件名の冒頭に【ご質問】【ご確認】【お伺い】と加えると確認してもらいやすいです。
なお、相手から届いたメールに返信する場合の件名は変更しません。メールの返信メニューから［全員に返信］を選択し、［Re:］を残した状態で返信してOKです。件名を変更してしまうと、送信者から見た時自分が送ったメールだと認識しづらくなるのでかえって良くありません。
宛名
次は、本文のはじめに記載する［メールの宛名］についてです。最近ではLINEやDMなど手軽なメッセージに慣れている学生が多いため、宛名に馴染みがない人も多いのではないでしょうか。
宛名はビジネスメールに欠かせない情報の一つ。宛名がないメールや間違っているメールを送る人はマナーが無いと思われてしまうので注意しましょう。
宛名は次の例のように［社名（法人名）］［部署名］［担当者名］の順で記載します。
＜宛名の例＞
株式会社●●
●●部
●●●●様
宛先の社名や担当者名の漢字の変換ミスなど、誤字脱字があると失礼なうえに印象が悪くなります。宛先を入力したら、音読などをして一文字ずつ厳重にチェックしてください。
また、企業が選考対応に使用するメールアドレスは個人用ではなく人事部や採用チーム全員に届く共通アドレスであるケースが多いです。共通アドレスに届くメールは複数名が確認しているため、宛名が入っていないと担当者が見落とす可能性が高くなります。
担当者名が分かっている場合は、氏名までしっかりと入力しましょう。メール本文の内容を整える前に、まずは宛名の形式を完璧にすることが大事です。
＜メールの宛名を入力する際の注意点＞
- 株式会社は（株）と略さずに正式名称で書く
- 会社名と部署名は改行する
- 担当者名は苗字と名前をフルネームで記載する
- 人事部宛など部署宛の場合は「様」ではなく「御中」
- 企業の担当者名がない場合は、「面接ご担当者様」「人事部御中」でOK
- 〜様各位や〜殿は使わない
本文
宛名の次に書くのは、メールの本題となる［本文］です。本文は［はじめの挨拶］→［用件］→［締めの挨拶］の構成で作成します。
まずは、次の例を見てください。
＜メール本文の例＞
［はじめの挨拶］
お世話になります。
●大学●●学部の●●と申します。
［用件］
メールを送った理由と用件を伝えます
※シーン別の具体的なメールの例文は追って紹介していきます
［締めの挨拶］
お忙しいところ恐れ入りますが、
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。
メールの本文では本題に入る前に［はじめの挨拶］をするのが礼儀です。自分がどこの誰なのかをしっかりと名乗ってください。メールで名乗る際は、学校名・学科または学部・氏名の順で伝えます。
［はじめの挨拶］を済ませた後は、改行を挟んで［用件］を述べてください。用件では「面接日程の件でご連絡いたしました」「書類選考の内容について質問がございましたので、ご連絡しました」など、どんな用件のメールなのか結論から伝えるのがポイントです。
内容は読み手がすぐに理解できるように一文を短く、簡潔に書くことを意識してください。
用件を書き終えたら［締めの挨拶］です。締めの挨拶では、メールを読んでくれた人への感謝の気持ちを伝えて締め括ります。
＜メール本文を作成する際の注意点＞
- 初めてのメールの場合は「お世話になります」→「初めてメールをお送りいたします」に変更する
- 2度目以降のメールは「お世話になります」→「お世話になっております」に変更する
署名
ビジネスメールでは、文末に［署名］を入れるのがマナーです。署名には、氏名・学校名・学科または学部・連絡先を載せます。
テンプレートは次の通りです。
＜署名の例＞
氏名（フルネーム）
●大学●学部●学科●年
携帯番号：×××-××××-××××
メール：×××@××××.×××
署名はメールサービスの署名設定に登録すれば、メールの文末に自動的に入るようになります。内容に間違いがないか十分確認した上で、署名設定しておきましょう。
就活で送るメールの基本マナーと注意点
次は、就活で送るメールの基本マナーと注意点です。就活中は複数の企業とメールのやりとりが発生します。
対応するうえで注意すべきポイントをしっかりと覚えて、礼儀とマナーを守りながら誠意を持ってやりとりをしましょう。
メールはすぐ確認&返信は速めに！
就活関係で企業から届くメールはすぐに開封し、できる限り早く返信します。就活中はいろいろと慌ただしくなるため、メールの確認が遅れたり見落としたりすることも少なくありません。メールの確認漏れがないよう、朝一の授業前・昼食前・帰宅後など定期的にメールを確認する習慣をつけましょう。
メール送信の時間帯に注意する
原則として、授業中やアルバイトなどの用事ですぐにメールを確認・返信できない場合でも遅くとも必ず24時間以内には返信しましょう。ただし、早朝や深夜の時間帯といった企業の営業時間外の可能性が高い時間帯は避けましょう。メール送信の目安となる時間帯としては、朝8時以降〜夜の21時頃までが目安です。企業によっては社外でもメールが確認できるように社用携帯を所持したり、通知を入れたりしている場合があります。早朝や深夜帯に通知が行かないような配慮が大切です。
例外として、緊急時の連絡ではこの限りではありません。例えばどうしても外すことのできない用事で24時間以内の返信が難しい場合にはあらかじめその旨を企業側に連絡・認識できている状態であれば問題ありません。また、何か特別な事情で緊急の連絡・報告が必要となった場合は営業時間外問わず必要性が判明したタイミングで連絡する方が良いです。ただし文面には早朝・深夜への連絡に対してのお詫びを入れておきましょう。
メール送信先の設定も注意する
こちらからメールを送信する際、企業の複数いる関係者に連絡をする必要がある場合は面倒くさがらずに送信先をCCに設定しておきましょう。そうすることであなたの連絡が企業にしっかりと届きやすくなります。ただし、連絡をする必要性があまりない関係者は余計なやり取りを増やさないためにも宛先に追加しないように注意しましょう。
また、メールに返信する際は返信メニューから［全員に返信］を選択して送るのがビジネスメールの基本です。ビジネスメールでは、送信者であるTOの相手に加えてCC欄に含まれているアドレス先すべてに返信するのがルールとなります。
［返信する］を選んでしまうと、返信メールには送信者の宛先情報しか引き継がれません。選考関係のメールではTOに人事部の共通アドレス、CCに採用に関わる社員の個人アドレスが入っているケースも多いです。［全員に返信］を選ぶとTOとCCの情報がすべて返信メールに引き継がれるため、情報を必要とする全員にメールを送信できます。
そして、メールの送信先に関係のない宛先を追加しないようにしましょう。例えば自分の複数持っているアドレスやその他企業とは関係のない人物のアドレスなどをあて先に入れて送信してしまうと、情報管理や信用といった観点で評価を損なう可能性があります。
書式設定はテキスト形式
メールを作成するときは［書式設定］にも注意が必要です。ビジネスメールでは基本的に、テキスト形式を使用します。
メールにはテキスト形式とHTML形式がありますが、HTML形式のメールは画像やプログラムを埋め込む必要がある時に使用するものです。
就活中に送るメールはテキスト形式が適切です。HTML形式のメールはウイルス感染の危険性が高いため、企業によってはスパム設定している可能性があります。メールを作成・返信する際は、テキスト形式になっているかを確認しましょう。
なおメールの返信はできる限りPCで行なうのをおすすめします。スマホやタブレットではメールを確認したり作成したりする際、テキスト設定や宛先など詳細な部分の確認を見落としがちです。PCであれば、情報が見やすいためミスを発見しやすくなります。
また企業の担当者がPCでメールを確認しているのも理由の一つ。相手のデバイスと環境に合わせてメールを作成することで、読みやすい文章と改行位置になっているかを適切にチェックできます。就活中のメール返信では、書式設定や使用するデバイスへの配慮も忘れないようにしましょう。
メールアドレスに注意する
企業とのやりとりで使用するメールアドレスは、就活シーンで使うものとして適切でしょうか。個人的な趣味・奇抜で非常識なワードが含まれているメールアドレスは就活中に使うには不適切です。
就活中に使うメールアドレスは就活用に新しく取得することをおすすめします。使用するメールは大学のアドレスかGmailが適当です。
就活用のメールアドレスと決めるときはシンプルが一番。名前＋数字など簡単かつ分かりやすいメールアドレスに設定しましょう。
【シーン別】就活で使うメールの例文集
ここからは、就活で使うメールの例文を紹介します。
例文は、次のシーン別に用意しました。
- 例文1：会社説明会・インターンシップ等への申し込みメール
- 例文2：面接日程の調整メール
- 例文3：エントリーシート・履歴書送付メール
- 例文4：面接後・OB訪問後のお礼メール
- 例文5：内定承諾メール
- 例文6：内定・選考辞退メール
- 例文7：OB・OD訪問依頼メール
例文とあわせて注意するポイントもお伝えしますので、参考にしてください。
例文1 ：会社説明会・インターンシップ等への申し込みメール
［件名］
〇月◯日の会社説明会への参加申し込み（大学名 氏名）
［本文］
株式会社●●
●部
●●●様
初めてメールをお送りいたします。
●大学●●学部の●●と申します。
この度は〇月◯日の会社説明会に参加させて
いただきたくメールをいたしました。
開催場所と提出物の詳細をお教えいただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーー
氏名（フルネーム）
●大学●学部●学科●年
携帯番号：×××-××××-××××
メール：×××@××××.×××
ーーーーーーーーーー
▼書き方のポイント
会社説明会やインターンシップ等の申し込みメールを送る際は、参加希望の内容と日時を件名および本文に明記してください。
インターンシップや合同説明会などシーンが変わる場合は、件名や本文の「会社説明会」の部分を変更します。参加時の持ち物など、質問事項がある場合は合わせて記載して一度のやりとりで完結するようにしましょう。
※必須ではありませんが、会社説明会の場合は参加後にもお礼のメールを送っておいた方が良いでしょう。何かしら自分のために時間を割いてもらった場合、そのことに対してお礼を伝えるのがビジネスマナーとされているためです。
▼合わせて読みたい記事
例文2 ：面接日程の調整メール
［件名］
Re：面接日程のご連絡（大学名 氏名）
［本文］
株式会社●●
●部
●●●様
お世話になっております。
●大学●●学部の●●です。
この度は、面接の機会をいただけたこと
大変嬉しく思っております。
面接はご提示いただきました、
下記日程におうかがいいたします。
◯月◯日（◯曜日）◯時〜
お忙しいところ恐れ入りますが、
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーー
氏名（フルネーム）
●大学●学部●学科●年
携帯番号：×××-××××-××××
メール：×××@××××.×××
ーーーーーーーーーー
▼書き方のワンポイント
選考通過および、面接日程の連絡がきたら全員返信でメールを返します。まずは面接の機会をもらえたことに対する感謝を伝えましょう。
面接日時を調整する際は、希望の日時と時間をはっきりと明記してください。企業から日時を提示された場合は、その中から希望日時を選択すればOKです。
もし自分から希望日時を提出する場合は、企業の担当者が調整しやすいように面接可能な日時を複数記載してください。
企業研究やエントリーシートなどの情報収集にも役立つ！
例文3：エントリーシート・履歴書送付メール
［件名］
履歴書送付（大学名 氏名）
［本文］
株式会社●●
●部
●●●様
お世話になっております。
●大学●●学部の●●です。
添付ファイルにて、履歴書を送付させていただきますので
ご査収いただきますようお願い申し上げます。
なお、添付ファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードにつきましては、別途お送りいたしますので
あわせてご確認をお願い申し上げます。
お忙しいところ恐れ入りますが、
なにとぞ、よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーー
氏名（フルネーム）
●大学●学部●学科●年
携帯番号：×××-××××-××××
メール：×××@××××.×××
ーーーーーーーーーー
▼パスワードのお知らせメール
［件名］
履歴書送付／パスワードのご連絡（大学名 氏名）
［本文］
株式会社●●
●部
●●●様
お世話になっております。
●大学●●学部の●●です。
先ほど履歴書を送付させていただきました。
設定されておりますパスワードは以下の通りです。
＝＝＝＝
パスワード
＊＊＊＊＊＊＊＊
＝＝＝＝
お手数をおかけしますが、なにとぞ宜しくお願いいたします。
ーーーーーーーーーー
氏名（フルネーム）
●大学●学部●学科●年
携帯番号：×××-××××-××××
メール：×××@××××.×××
ーーーーーーーーーー
▼書き方のワンポイント
履歴書やエントリーシートを送付する際は、セキュリティ対策として添付ファイルにパスワードをかけましょう。
パスワードは別のメールで送信します。ファイルを添付する際は、添付内容に間違いがないか十分に確認を取ってから送信してください。
例文4：面接後のお礼メール
［件名］
本日の面接のお礼（大学名 氏名）
［本文］
株式会社●●
●部
●●●様
お世話になっております。
本日（○月○日）面接を受けさせていただきました
●大学●●学部の●●でございます。
本日はお忙しいなか、貴重なお時間をいただきまして
誠にありがとうございました。
面接では〇〇様のお話をお伺いする中で
〇〇という点がとても印象的でした。
貴社の将来性や魅力をより深く知ることができ、
〇〇事業への関心と貴社で活躍したいと
いう気持ちがますます高まりました。
入社後は、強みである〇〇を活かして
貴社に貢献できる人材になります。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく
ご連絡させていただきました。
ご多忙かと存じますので、ご返信は不要です。
改めまして、本日は面接の機会をいただき
ありがとうございました。
貴社の益々のご発展を、心よりお祈り申し上げます。
ーーーーーーーーーー
氏名（フルネーム）
●大学●学部●学科●年
携帯番号：×××-××××-××××
メール：×××@××××.×××
ーーーーーーーーーー
▼書き方のワンポイント
面接後に送るお礼メールは、面接官にアプローチできる最後のチャンスです。より強く自分の印象を残すため、具体的な感想を入れて送るようにしましょう。
面接を受けた中で印象に残った話、企業への志望度が一層高まった理由などをじぶんの言葉で伝えるのがポイントです。
とはいえ、面接の感想や意欲をあまり長々と感想を書き綴るのはNG。企業へ入りたいという熱意はすでに面接で伝えてあるはずです。面接後に送るメールで伝えるのはあくまで感謝の気持ちがメインなので、感想はシンプルに要点を絞って多くても5行程度にまとめましょう。
例文5：内定承諾メール
［件名］
Re:選考結果のご連絡
［本文］
株式会社●●
●部
●●●様
お世話になっております。
●大学●●学部の●●でございます。
先日はお忙しいなか、面接に時間を割いて
いただきありがとうございました。
また、この度は採用のご連絡をいただき
誠にありがとうございます。
内定をいただくことができ、大変嬉しく思っております。
貴社で働けると思うと、改めて身の引き締まる思いです。
一日でも早く貴社に貢献できるよう精進してまいります。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほど宜しくお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーー
氏名（フルネーム）
●大学●学部●学科●年
携帯番号：×××-××××-××××
メール：×××@××××.×××
ーーーーーーーーーー
▼書き方のワンポイント
内定承諾のメールを送る時は、お礼に加えて今後の抱負について簡単に記載します。内定が出たからといって気を抜かずに、メールは速やかかつ丁寧に返信をしてください。
内定後も入社まではいろいろとメールのやりとりが続きます。メールのやりとりで印象を悪くしないようにマナーには引き続き注意しましょう。
また、入社用の必要書類等をメールで送り返す場合は「つきましては、ご提示いただきました下記の書類を添付いたします。ご査収のほど、宜しくお願い申しあげます。」と添付した旨を追記してください。
履歴書などを送付する際と同様に、ファイルを送る場合はパスワードをつけましょう。
例文6 ：内定・選考辞退メール
［件名］
Re:選考結果のご連絡
［本文］
株式会社●●
●部
●●●様
お世話になっております。
●大学●●学部の●●と申します。
この度は、内定のご連絡をいただきまして
誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、貴社の内定を
辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
大変悩みましたが、自身の適性と目指すべき道を
慎重に再考した結果別の企業との縁を感じたため、
他社への入社を決意しました。
貴重なお時間をいただいたにも関わらず
このようなお返事になってしまい申し訳ありません。
〇〇様をはじめ、採用に関わってくださった関係者の
皆様には、心より感謝しております。
本来であれば貴社に直接お伺いしてお礼とお詫びを
申し上げなければならないところ、メールでのご連絡と
なりますことを深くお詫び申し上げます。
最後になりますが、貴社のますますのご発展を
心よりお祈り申しあげます。
ーーーーーーーーーー
氏名（フルネーム）
●大学●学部●学科●年
携帯番号：×××-××××-××××
メール：×××@××××.×××
ーーーーーーーーーー
▼書き方のワンポイント
メールで内定・選考を辞退する場合は、辞退することへのお詫びと選考に対応してくれた企業へのお礼を綴りましょう。内定辞退をする理由を簡単に記載したうえで、メール連絡で辞退を申し出ることをお詫びして締めくくります。
辞退する企業だからといって、メールを無視してフェードアウトするなど礼儀のない終わらせ方は絶対にNGです。最後まできちんと誠意を持って対応してください。
▼合わせて読みたい記事
例文7：OB・OG訪問依頼メール
［件名］
OB（OG）訪問のご依頼（大学名 氏名）
［本文］
株式会社●●
●部
●●●様
突然のご連絡、大変失礼いたします。
●大学●●学部の●●と申します。
大学のキャリアセンターで●●様のことをご紹介いただき、
OB（OG）訪問のお願いでご連絡を差し上げました。
現在、就職活動をしておりまして、
貴社に大変興味を持っております。
そこで是非、〇〇様にお会いしてお仕事などに
ついて詳しくお話を伺えませんでしょうか。
ご多忙のところ、誠に勝手なお願いで恐縮ですが
お返事をいただけますと幸いでございます。
なにとぞ宜しくお願いいたします。
ーーーーーーーーーー
氏名（フルネーム）
●大学●学部●学科●年
携帯番号：×××-××××-××××
メール：×××@××××.×××
ーーーーーーーーーー
▼書き方のワンポイント
OB訪問の依頼メールは対企業ではなく、個人に対して送るケースもあるためメール本文ではまず「どこで連絡先を知ったのか」を明確に伝えてください。
知人を通じて連絡先を知った場合は「〇〇大学の〇〇さんにご紹介いただき、ご連絡を差し上げました」と述べます。
またOB・OG訪問は企業の選考対応とは異なり、先輩が後輩の就活をサポートしてあげようという善意で対応するものです。お願いの最後に「誠に勝手なお願いで恐縮ですが」など一言加えて送ると良いでしょう。
就活で企業にメールを送る前のチェックリスト
企業宛のメールを送る際は、毎回以下の内容をチェックしてください。
- 宛先は間違っていないか
- 正しい敬語を使っているか
- 改行を入れて読みやすくしたか
- 色文字や記号を使っていないか
- 変換ミスや誤字はないか
就活中はもちろん、社会人になってからも使える内容なのでぜひこの機会に覚えておいてください。
メールのやりとりは、慣れてくると確認を怠ってミスが起こりがちなので注意しましょう。
宛先・宛名は間違っていないか
メール送信前に［宛先］と［宛名］の確認は必須です。宛先のアドレスは正しいか、宛名の社名（法人名）・部署名・担当者名は間違っていないかは入念に確認します。「様」や「御中」がついているか、正しく使えているかもチェックしてください。
宛先や宛名の入力ミスを防ぐには、コピー&ペーストで対応するのが一番です。自分で入力すると誤変換が発生しやすいので、署名から社名や人名コピー&ペーストできる場合は活用してください。
宛先と宛名をチェックする時は会社のHPや送信相手の署名欄と照らし合わせるなど確認を徹底しましょう。
正しい敬語を使っているか
メールで使用している［敬語］は間違っていませんか。これから社会人になる身として、敬語の正しい使い方は学んでおくべきです。
間違った敬語を使っていると、基本のマナー対策ができていないと思われるため印象が悪くなります。口語や二重敬語になってないかをチェックし、不安に思う点はネットで正しい敬語の使い方を検索するようにしてください。
＜間違いやすい敬語表現＞
- お世話さまです→お世話になっております
- よろしかったでしょうか→よろしいでしょうか
- 大丈夫です→問題ございません
- それに伴い→それに伴いまして
- すいません→すみません（申し訳ありません）
- 了解しました→承知いたしました
- 御社→貴社
- 参考になりました→勉強になりました
- 下さい→ください
- 確認してください→ご査収ください
- 送らさせていただきます→送らせていただきます
- ご質問があります→質問があります
- お伺いします→伺います
改行を入れて読みやすくしたか
ビジネスメールを送る際は、読み手を配慮して読みやすい文面に整えましょう。ダラダラと流し打ちにするのではなく、一文を短くまとめるのがコツです。
内容が伝わりやすいよう、こまめに改行を入れて段落を分けるのも大切。企業の担当者はパソコンでメールを確認するので、見た時に読みやすい段落分けを意識してみてください。
こちらもパソコンで返信をすれば、相手の環境に合わせて文面を整えられます。一文の長さや改行と段落の入れ方については、上記で紹介した例文を参考にしてみてください。
色文字や記号を使っていないか
ビジネスメールでは、色文字や記号は使いません。もちろん絵文字もNGです。シンプルに文字のみで用件を伝えましょう。
使用するのは［、］や［。］の句読点のみ。［！］や［？］も使用してはいけません。疑問文の時も［？］は使わず、「〇〇でしょうか。」としてください。もしも企業側が使っていたとしても、自分側から送る場合は使用しません。
変換ミスや誤字はないか最終チェック
メールを作成し終えたら、全体を読み直して誤字脱字のチェックをします。内容を口に出して読み上げながらチェックするとミスを見つけやすいです。
漢字の変換ミスや誤字脱字、変なスペースや段落の不揃いがないかなども注意深く確認しましょう。件名から署名まで隈なくチェックし終えたら送信します。
▼合わせて読みたい！
会社説明会のお礼メールは送るべき？送らないと印象悪くなる？ - ライトハウス就活ガイド
インターンシップのお礼メールは必須なの？書き方を例文付きで解説！ - ライトハウス就活ガイド
就活メールについてのQ&A
最後に就活生からの質問が多い『就活メールに関するQ&A』にお答えします。初めて企業とやりとりするメールでは心配や不安がつきものです。どうすればいいのか悩んだ時の参考にしてみてください。
Q1.就活中にやりとりするメールでは毎回名乗るべき？
A.毎回、必ず名乗ります。
ビジネスメールでは、何度目のやりとりであっても必ず自分の所属と名前を名乗るのがマナーです。初回であっても何度目かの返信であっても、メールの書き出しは次の例のように［宛名］［挨拶］［名乗り］を忘れずに記載しましょう。
＜例＞
株式会社●●
●部
●●●様
お世話になります。●●大学●●学部の●●でございます。
Q2.株式会社を付けずにメールを送ってしまったらお詫びすべき？
A.お詫びの必要はありません。
次回以降、間違えないように確認を徹底しましょう。基本的に社名は正式名称で記載すべきです。
間違えたとしてもわざわざお詫びのメールを入れる必要はありませんが、失礼であることには変わりありません。このような確認不足によるミスがあると「入力ミスに気付かない大雑把な人物なのかも」と思われるので要注意です。
Q3.メールに気づかずに返信が遅れてしまったらどうすればいい？
A.すぐにメールを返信、または企業に電話で謝罪しましょう。
24時間以内のメール返信が基本ですが、受信から2〜3日以内であれば謝罪を添えたメールを送れば大丈夫です。
しかし受信から1週間以上経っている場合は、企業に電話をして謝罪と事情を伝えたうえで「今からでも対応していただけるか」と確認を取るのが一番。
内定通知・選考通過のお知らせ・書類送付に関するメールなど早めの返信が求められるメールを見落としてしまった際は、迷わず即座に企業へ連絡しましょう。
確認漏れでなくとも、予期せずに迷惑メールフォルダに入るといったトラブルで重要なメールを見落とすケースは少なくありません。企業からのメールは基本的に1〜2日以内に返信されることが多いので、それ以上経ってもメールがきていない場合は念の為に迷惑メールフォルダなどを確認してみてください。
「メールの返信が遅れてしまったからきっともうダメだ…」と諦める前に一度連絡してみましょう。
就活に必要な企業情報を集めるならライトハウス
就活中は今回紹介したマナー対策のほか、書類選考や筆記試験の準備などやることが沢山あります。
いろいろと忙しい中でも妥協せず、効率的に企業の研究や比較を進めたい人には企業口コミサイト「ライトハウス」がおすすめです。
無料の会員登録をするだけで、実際に働く社員のリアルな声を反映した口コミをチェックできるほか、平均年収・残業時間・従業員満足度などの幅広い情報を手に入れることができます。
ライトハウスでは、他サイトでは見られないリアルな情報がキャッチできるので志望企業とのマッチ度が高く、より説得力のある選考対策が可能です。
さらに職種・性別・年齢など、あらゆる属性の人材からの意見が見られるため、各企業の強みや魅力をしっかりと把握できます。
ライトハウスを活用して、志望企業にあった面接対策を進めていきましょう。
まとめ
企業の採用担当が選考過程で見ているのは、エントリーシートの出来栄えや面接内容だけではありません。面接に取り組む姿勢や態度、就活メールの文面から基本的なマナーや常識がある人物かを判断しています。
どんなに面接をうまく運んだとしても、就活メールの礼儀が守れない人の印象はマイナス。努力を無駄にせず確実に結果を出すためにも、本記事で紹介した就活メールの基本をきちんと覚えて活用してください。
企業研究やエントリーシートなどの情報収集にも役立つ！
