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【例文あり】就活における折り返し電話の教科書!方法やマナーを紹介

近年の就活は、企業と応募者がメールやSNSなどを通じて連絡を取り合うのが主流になっています。そうした中でも、「企業から着信があった」「担当者の留守電が入っていた」なんてことはよくあります。

 

しかし、実際そうした場面に直面すると「折り返し電話をした方がいいの?」「どのタイミングでかければいいの?」「なんて伝えるべき?」と悩む就活生も多いのではないでしょうか?

 

就活において意外と重要なのが「電話マナー」。特に折り返し電話の対応によっては、採用担当者に与える印象が良くも悪くも大きく変わる場合があるので、気をつけたいところです。

 

そこでこの記事では、企業からの連絡に折り返し電話をする際の心構えや具体的な流れについて、例文を交えながら詳しく説明します。また、好印象を与える言葉遣いや気をつけるべきマナーなどについても解説しています。ぜひ最後まで読み、今後の就活で後悔することのないように準備しましょう!

 

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企業から留守電がきたら、必ず電話で折り返そう

就活期間中、ふとスマホを見ると応募した企業からの着信履歴。担当者から留守電が入っていて慌ててしまった…なんて話をよく聞きます。近年はメールでやり取りする機会が圧倒的に多く、電話での対応に戸惑う人も多いのではないでしょうか。

 

採用期間中、企業が確認したいことや連絡したいことがある場合に、応募者へ直接電話をかけてくることはたびたびあります。しかもその場合、「メールよりも迅速にやり取りがしたい」という意図がある場合が多いと言えます。

 

そのため、企業からもらった電話にメールで返すのは極力避けるべきです。面接の日程や急なスケジュール変更など、重要度の高い連絡である可能性もあるため、留守電を確認したら速やかに折り返しの電話を入れましょう。

 

そもそもの前提として、就活中は何か特別な理由がない限りすぐに電話に出られるよう、常に心がけておくことが大切です。企業側も忙しいなか時間を割いて電話をかけてくれています。良い印象を与えるためにも、折り返し電話で悩まないためにも、就活中は基本的に電話に出られるようにしておきましょう。

 

そうはいっても、他の企業の面接やインターン、学業の関係などでどうしても電話に出られないこともありますよね。そういった場合にどうすればよいかについて、以下で説明していきます。

 

就活で企業に折り返し電話をする際の心構え

就活中の企業への折り返し電話は、速やかに行なう必要があります。とはいえ、事前準備なく折り返してしまうのはおすすめしません。ここでは、電話をする際の心構えについて、具体的に説明していきます。

 

1.相手の企業名や担当者の名前を確認する

留守電を聞いたら、相手の企業名と、担当者の名前を確認し、留守電の大まかな内容をメモに書き出します。担当者が名前を名乗っていなかったり、企業名が聞き取れずどの企業からの電話か判断できなかったりする場合は、番号検索で特定できる場合もあります。わからないからと放置するのではなく、インターネットで検索して調べましょう。

 

2.筆記用具やスケジュール帳などを用意する

いざ電話した際に会話の内容をメモするため、筆記用具は事前に用意しておきましょう。口頭のやり取りで済まそうとすると、聞き逃しがあったり忘れてしまったりする可能性があるので、その場で聞きながらメモを取ることが大事です。

 

また、筆記用具とともにスケジュール帳を用意しておくことも忘れずに。電話をしてきた要件が、面接の日程調整やスケジュール変更の場合もあります。そんな時にその場で予定が確認できると、スマートな印象を与えられます。

 

折り返し電話を自分からしたにも関わらず、慌てて筆記用具を探すなど相手を待たせるような行動は、「ルーズで段取りの悪い人」というマイナスの印象を与えかねないので、注意しましょう。

 

3.静かな場所・電波状況の良い場所に移動する

なるべく早急に対応しなければ!と焦るあまり、人混みの中や駅のホームなどで折り返し電話をかけてしまう人もいますが、それは避けるべきです。そのような場所は周囲の雑踏で会話が聞き取りにくく、会話にならない可能性があるので、静かな場所へ移動した上で折り返し電話をかけましょう。

 

同様に、電波状況が安定しない場所での折り返し電話もNG。会話が途切れ途切れになるだけでなく、途中で通話が切れて何度も電話を掛け直す…なんてことになりかねません。相手に不要な時間を取らせないためにも、落ち着いて会話ができる場所を選んで折り返し電話すべきです。

 

4.相手が電話に出やすいタイミングを考慮する

相手が電話に出やすい時間帯を踏まえて折り返し電話をすることも大事。相手のスケジュールを把握しているわけではないので、完璧にタイミングを合わせることは難しいですが、想定できる範囲で配慮することが大切です。

 

例えば、12時〜13時など一般的に昼食休憩と思われる時間帯は、席を外していて担当者に繋がらない可能性が高いです。同様に、8〜9時などの始業時間と思われる時間帯や、18〜19時など終業時間と思われる時間帯も、何かとバタバタしている可能性があるので、それぞれ前後30分程度は避けた方が無難です。

 

5.声のトーンや言葉遣いに気をつける

電話は顔(表情)が見えないからこそ、聞き取りやすい声のトーンや話すスピード、礼儀正しい言葉遣いに気をつけましょう。相手は学生ではなく社会人であり、あなたが入社を希望している会社の従業員。友人と話すようなラフな話し方で会話するのは通用しません。目上の相手であることをしっかりと意識し、正しい敬語を使って話しましょう。

 

また折り返し先の電話番号が、会社の代表電話だったり担当者専用の番号ではなかったりする場合、電話をくれた社員以外の人が電話を取ることがあります。その場合、折り返しの電話であることを伝えた上で、担当者へ電話の取り継ぎをお願いしなければなりません。

 

その際も伝え方が曖昧だと印象が良くないので、はっきりと要件を伝えられるよう、あらかじめ準備しておくと良いでしょう。

 

好印象を与える折り返し電話のかけ方

続いて、具体的な折り返し電話のかけ方について解説します。正しい手順と言葉遣いで、相手に好印象を与えましょう。

 

Step1.自分の学校名・学年・名前などを乗る

電話が繋がったら、はじめに挨拶の言葉とともに自分の学校名と名前を伝えます。企業の電話には、就活生に限らず取引先や社員などさまざまな人から連絡が入ります。そのため、はじめに自分が誰なのかを明確に伝えるのがビジネスマナーです。

 

<例文>

「お忙しいところ恐れ入ります、○○大学□年の△△と申します」

 

「電話をもらったので折り返したのですが」などと、身分を名乗る前にいきなり用件を伝えるのは、失礼な印象を与えるのでNG。「お忙しいところ恐れ入ります」など、仕事中の相手に対する配慮の言葉を一言添えるのが、好印象を与えるコツです。

 

 

Step2:担当者への取り次ぎをお願いする

自分の名前を伝えたら、電話をかけた要件を伝えて担当者に取り次ぎお願いします。相手が留守電に名前を残していなかった場合でも、「ご担当者様」などとすれば問題ありません。

 

<例文>

「先ほどお電話を頂いたので、折り返しご連絡いたしました。人事部の○○さんはいらっしゃいますでしょうか?」

 

担当者本人が電話に出た場合は、そのまま会話が進んでいきます。そうでない場合は先方から「担当者に代わりますので少々お待ちください」などと言われるので、「恐れ入ります」などの一言を添えると丁寧な印象を与えられますよ。

 

Step3:担当者が出たら、改めてあいさつする

担当者が電話に出たら改めてあいさつし、電話に出られなかったお詫びの言葉を伝えます。その際、タイミング的に担当者が忙しい場合もあるので、一度相手の都合を確認すると良いでしょう。

 

<例文>

「お忙しいところ恐れ入ります。先ほどお電話を頂きました〇〇大学□年の△△です。先ほどは電話に出られず失礼いたしました。今、お時間よろしいでしょうか?」

 

特に問題がなければそのまま会話が進んでいきますが、場合によっては「ちょうどミーティングが始まる時間なので、手が空き次第こちらから折り返します」と言われることもあります。その際は、都合の良い時間を聞いた上で、自分から改めてかけ直すことを伝えるようにしましょう。謙虚な姿勢と相手への配慮が感じられ、より好印象になりますよ。

 

Step4:用件を簡潔に伝える

要件はできるだけ簡潔に伝えます。「電話をいただいたときは○○をしていて電話に出られなくて…」「すぐに折り返そうと思ったのですが、遅くなってしまい申し訳ございません」といった説明は、忙しい相手の時間を無駄に奪ってしまうので、特に不要です。

 

<例文>

「お忙しいところ、ご連絡ありがとうございました。先ほどのお電話のご用件についてお伺いしたいのですが」

 

また、相手の要件が面接日程の調整だった場合、事前に要しておいたスケジュール帳で素早く確認し、その場で返答しましょう。「確認してからまた連絡します」などとするのは二度手間になってしまい、印象が良くありません。

 

Step5:大事な情報は必ず復唱して確認する

電話の場合、電波状況によって会話が聞きづらく、伺った内容に間違いがある可能性もあります。そのため、面接の日付や時間、場所などといった重要な情報は、必ずその場で復唱して確認します。

 

<例文>

「では、改めて確認させてください。◯月△日の□時に◇階の受付に伺う、ということでよろしいでしょうか。かしこまりました」

 

中でも気をつけるべきは、時間の聞き間違い。例えば「受付は14時(じゅうよじ)からです」と言われたところを「受付は4時(よじ)からです」と勘違するケースが意外と多いです。特に口頭だと間違いやすいので、入念に確認しましょう。

 

Step6:聞き取れない内容は、丁寧に聞き返す

通話状態によって相手の声が聞き取りにくいこともあります。その際は、素直に相手に聞き直しましょう。質問や確認は失礼かな?と躊躇する人もいるかもしれませんが、分かったフリをする方がかえってトラブルになってしまう可能性があるため、丁寧な言い回しで聞き直せば問題ありません。

 

<例文>

「申し訳ございません、少々お電話が遠いようですので、もう一度伺ってもよろしいでしょうか」

 

「声が小さくて聞こえにくいんですが」など、相手に非があるような物言いはNG。横柄な印象を与えてしまいかねないので、できるだけ謙虚な姿勢で正しい敬語を使うよう心がけましょう。

 

Step7:お礼とあいさつを述べて、通話を切る

用件の確認が済んだら、業務中にも関わらず対応に時間を割いてくれたことへのお礼や、忙しい中で対応してもらったお詫びの言葉を伝えて電話を切ります。

 

<例文>

「お忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。それでは、失礼いたします」

 

この際、一方的にあいさつを済ませてすぐに電話を切るのは避けるべき。先方が「折り返しの電話をいただいて…」などとあいさつを返そうとしていた矢先に通話を絶ってしまう可能性があるためです。実際にビジネスマナーとして「目上の人が先に電話を切る」という考え方もありますので、できるだけ相手が先に切ったことを確認してから通話を終えるようにしましょう。

 

就活の折り返し電話、こんな時どうする?

就活の折り返し電話はどう対応すべき?

折り返し電話をして、すぐに担当者に繋がるとは限りません。「担当者が外出していた」「遅い時間になって留守電に気づいた」といったこともあるかもしれません。そういった場合でも慌てないよう、事前に対処法を押さえておきましょう。

 

担当者が不在だった

折り返し電話をしたところ、担当者が席を外していて不在だと言われてしまった。その場合は、「いつ頃お戻りになるか分かりますでしょうか」などと確認した上で、「では◯時頃にまたこちらからお電話させていただきます」と伝えましょう。

 

戻り時間が不明な場合でも、「戻ったら電話くださいとお伝えください」などはNG。相手に手間を取らせるのではなく、自分から行動するのが適切な対応です。

 

留守電に「またかけます」と入っていた

留守電の最後に「またかけます」と入っていた場合、折り返しの電話をしていいのか迷う人もいるでしょう。しかし、またかけますはいわば社交辞令のようなものですから、留守電を聞いた時点ですぐに折り返しの電話をするのがマナーです。

 

「向こうからかけてくれるならいいか」と、折り返し電話を放置するのはNG。社交辞令だからこそ担当者がかけ直すのを忘れてしまうかもしれず、正式な約束とは言えません。自ら折り返し電話をかけた方が確実ですから、躊躇せず折り返し電話を入れましょう。

 

連絡があったことに遅い時間になって気付いた

場合によっては、企業側の終業時間を過ぎてから着信や留守電に気づくこともあるでしょう。

 

通常、電話に対してメールで返すのはマナー上避けるべきですが、この場合は取り急ぎメールで連絡を入れておくのが賢明です。そうすることで、「留守電を放置するルーズな人」という印象を回避できます。またその際は、メールで連絡を入れた上で、翌日の午前中までに折り返し電話をするのが正解です。

 

同様に、メールアドレスがわからない場合も、翌日の午前中までに折り返し電話をかけましょう。ただでさえ日をまたいでいるため、正午を過ぎて電話をするのでは遅すぎます。ルーズな印象を与えるだけでなく「入社意欲が低いのでは?」と思われてしまいかねないので、素早い対応を心がけましょう。

 

相手の電話が留守電だった

折り返し先の電話が担当者の携帯電話だった場合、打ち合わせ中や会議中などは留守電になる可能性が高いです。その際は、折り返し電話をした旨をメッセージにきちんと残しましょう。

 

学校名・学年・氏名とともに、電話に出られなかったことへのお詫びを伝えた上で、「あらためて○時頃にお電話させていただきます」と伝えましょう。最後に「それでは、失礼いたします」というあいさつを添えることも忘れずに。

 

企業に電話しても連絡がつかない

折り返しをしても電話が繋がらない。あるいは、担当者が不在で留守電を入れたが一向に連絡が来ない…このような場合、再度電話をかけるべきか、それとも連絡を待つべきなのか悩みますよね。

 

この場合、頃合いを見て再度折り返し電話を入れるのがこの場合は正解です。それでも連絡がつかない場合は、折り返し電話を掛けた際に不在だった旨をメールで担当者に送りましょう。

 

好印象を与えやすい電話での言葉使い

言葉使いによって相手に与える印象は大きく変わります。折り返し電話をする際は、正しい敬語を使うことを心がけるとともに、会話の印象を和らげるクッション言葉なども上手に取り入れると良いでしょう。

 

<よく使う敬語>

「わたし」→「わたくし」

「○○大学の□□です」→「△△大学の□□と申します」

「相手の企業」→「御社」

「〇〇さんはいますか」→「〇〇様はいらっしゃいますか」

「~へ行く」→「~へ伺う」

「わかりました」→「かしこまりました」

「いつ戻りますか?」→「いつ頃、お戻りになりますか?」

など

 

<よく使うクッション言葉>

「恐れ入りますが」

「お手数おかけいたしますが」

「恐縮ですが」

「よろしければ」

など

 

折り返し電話も就活の一環。礼儀正しい対応を心がけよう

就活を通じて、企業からの電話に折り返し電話をする機会は、それほど多くはないでしょう。だからこそ緊張してしまったり、「何か失礼があったら採用に影響するかも…」と不安になったりする気持ちも理解できます。

 

とはいえ、過剰に怖がる必要はありません。話し方が多少ぎこちなかったり、完璧に敬語を使いこなせてなかったりしても、折り返し電話もせず担当者からの連絡をスルーするよりよほどマシです。誠実に礼儀正しく対応してさえすれば、悪い印象を与えることはないので心配いりません。

 

また、意外と重要なのが会話する時の「姿勢」です。猫背になっていたり横になった状態で話したりすると、声がこもって相手が聞き取りにくい場合があります。

 

電話の基本は明るい声でハキハキと話すこと。たとえ相手からは姿が見えなくても、きちんと背筋を伸ばして笑顔で会話することが大切です。そうすれば、好印象を与えられます。

 

まとめ

現代では、就活でもメールやSNSなどを通じてやり取りするのが主流であり、電話で連絡をする機会はそれほど多くはないかもしれません。しかし、ひとたび社会に出ると、電話でやり取りする場面はたくさんあります。

 

実際、多くの企業が新人研修で電話の受け方を教えています。そういう意味では、社会人として働く上で欠かせないスキルと言っても過言ではありません。

 

企業から電話が来るということは、選考が進んでいる証拠。不誠実な対応で不要に悪い印象を与えないためにも、折り返し電話も就活と捉えて、言葉使いに気をつけながら礼儀正しい対応をすることが大切です。

 

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